...
Dopo una breve introduzione allo scenario normativo di riferimento, verranno descritti i passi operativi relativi all'attivazione e alla gestione a regime delle nuove funzionalità introdotte.
IndiceLink di riferimento:
| Table of Contents |
|---|
Ambito normativa di riferimento
Nel corso del maggio 2016 l'Unione Europea ha emanato la nuova normativa sulla Privacy 2016/679, definita come GDPR (General Data Protection Regulation), che ha introdotto numerose novità in merito alla gestione dei dati personali delle Persone Fisiche. La normativa si applica a tutti gli stati Membri dell'unione.
I vincoli introdotti, comportano una sostanziale modifica nella gestione dei dati personali anche nelle applicazioni software. Questo fattore, unitamente alle pesanti sanzioni previste in caso di non adempimento agli obblighi di legge, richiede quindi di porre particolare attenzione ai nuovi vincoli introdotti.
Le procedure sviluppate da SLware sono quindi state modificate per poter garantire l'adeguamento ai nuovi vincoli imposti, sia nelle componenti base definite in fase di sviluppo e progettazione (Privacy by Design), sia per quanto compete le impostazioni di default delle procedure di gestione che, come suggerisce il nome, devono garantire il livello massimo di sicurezza indicato dalla normativa. Durante lo sviluppo delle procedure di adeguamento alla nuova normativa, pur rispettando a pieno i vincoli e le indicazioni in essa contenuti, è stata comunque posta particolare attenzione a che l'operatività delle procedure stesse venisse influenzata e "appesantita" il meno possibile dai nuovi vincoli imposti, per garantire al contempo il rispetto della normativa e un utilizzo rapido ed efficiente delle procedure stesse.
Impatto sulle procedure software
I principali impatti della normativa sulle procedure software possono essere riassunti come segue:
- Controllo sull'accesso e la modifica dei dati personali delle anagrafiche clienti e fornitori contenute nel DB.
- Riconoscimento sicuro delle persone fisiche che accedono ai dati (operatori).
- Sicurezza nel meccanismo di salvataggio delle credenziali di accesso alla procedura.
- Tracciamento delle operazioni significative svolte sui dati e sulla configurazione delle procedure.
I requisiti indicati sono stati implementati tramite un insieme di meccanismi che sono stati introdotti e resi disponibili:
- Procedure di login obbligatorie per poter accedere alle procedure.
- Utilizzo di meccanismi di autenticazione forte.
- Mantenimento delle password in modalità sicura (hash).
- Tracciamento log applicativi di tutti gli eventi significativi.
- Protezione dei dati di log raccolti (cifratura e controllo accesso).
- Trasferimento dei dati di log in cloud.
- Realizzazione interfacce di controllo dei log per i Titolari / Responsabili / Incaricati / DPO, ove nominati (nel seguito del documento indicati semplicemente con il termine "Responsabili").
Architettura della soluzione e step di attivazione
L'architettura generale dei nuovi componenti introdotti viene illustrata nel seguente schema, con particolare riferimento alla gestione dei log:
Ai dati applicativi contenuti nel database specifico delle applicazioni (db app.) viene affiancato un nuovo DB locate, dedicato, (SLOM) nei quali le applicazioni salvano, in modalità protetta, i log di sicurezza.
Pur garantendo i requisiti del GDPR; i log contenuti nel DB SLOM, vanno trasferiti, per garantire una maggior sicurezza su cloud. Il servizio che si occupa di questo compito è quello identificato come SLOMsvc nello schema. Il servizio SLOMsvc richiederà la presenza di connettività verso Internet, anche solo saltuaria. Appena trasferiti, i log potranno essere cancellati dal db SLOM (fisicamente o logicamente). Una volta trasferiti su cloud, i log potranno essere acceduti dai Responsabili tramite apposite interfacce di accesso, che si affiancheranno quindi a quelle locali rese disponibili nativamente dalle applicazioni per l'accesso locale.
L'implementazione dello schema precedente è stato separato in due step distinti, per garantire una migliore tempestività nella disponibilità delle procedure:
- Step 1: memorizzazione locale dei log su DB SLOM.
- Step 2: invio dei dati in cloud tramite il servizio SLOMsvc
Le funzionalità dello step 1 sono già state rilasciate e sono quindi già ora installabili in contesti di produzione.
Le funzionalità dello step 2 sono ora in fase di test operativo in una versione interna, non pubblicamente accessibile al pubblico, e verranno rilasciate nella versione definitiva non appena completati i test e rilasciata l'infrastruttura WEB definitiva di produzione.
Va peraltro sottolineato che le funzionalità implementate nella step 1 risultano già complete di tutte le funzionalità imposte dalla normativa, e quindi garantiscono fin da subito l'aderenza ai requisiti imposti dalla legge. La disponibilità delle nuove componenti indicate nella seconda fase garantiranno una ancora migliore protezione dei dati, oltre a fornire degli strumenti evoluti (webapp) che consentiranno agli utenti autorizzati di accedere ai dati in modalità 24/7, in qualunque luogo e con qualunque dispositivo (PC / tablet / smartphone) in grado di accedere a Internet.
Applicazioni SLware coinvolte
- BancoLite.
- StudioLite.
- AziendaLite.
- Planetng.
- Fruttong.
Le modalità di attivazione risultano simili in tutte le applicazioni, con qualche piccola differenza marginale che verrà descritta nel seguito della documentazione.
Dettaglio funzionalità introdotte:
Estensione anagrafica utenti / operatori con nuovi campi per identificare la Persona fisica: nome, cognome, email.
Richiesta automatica Login all’avvio.
Gestione password forti.
Gestione scadenza password.
Richiesta cambio password al prossimo accesso.
Procedura di recupero password.
Memorizzazione password come hash.
Wizard di attivazione GDPR.
Salvataggio Log su tabelle temporanee con contenuti offuscati.
Eventi tracciati:
- Login e logout operatori.
- Modifica dati di configurazione significativi.
- Gestione livelli di accesso.
- Creazione e modifica di utenti.
- Accesso e modifica anagrafiche cliente / fornitore.
- Modifica password e richieste di riemissione.
- Attivazione e cancellazione licenze.
L'attivazione delle nuove funzionalità richiede la presenza di un nuovo modulo commerciale ("GDPR"). Nel caso delle applicazioni XLite (BancoLite, StudioLite, AziendaLite), viene richiesta anche l'attivazione del modulo PRO.
Le funzionalità del nuovo modulo risulta, come da indicazioni della normativa, attivo per default; la eventuale disattivazione dello stesso può avvenire, a responsabilità del titolare della procedura, operando con il Wizard messo a disposizione. Si assume comunque che l'utente finale che decida di procedere con la disattivazione delle funzionalità GDPR, sia in grado di garantire tramite strumenti alternativi la rispondenza ai requisiti della normativa. Va peraltro ricordato che gli eventi di eventi stessi di attivazione / disattivazione sono comunque tracciati nei DB locali.
Prerequisiti
L'attivazione delle funzionalità di adeguamento alla normativa GDPR richiede:
- Attivazione modulo GDPR. Per XLite va prevista anche l'attivazione del modulo PRO.
- XP, Vista Sistema non più supportati, limitatamente alla sola macchina che invia i log su cloud. Le altre postazioni di rete possono mantenere XP/Vista, se presenti.
- Aggiornamento a FireBird 3.x (automatico con Setup applicazioni).
Attivazione e gestione delle funzionalità
Verranno di seguito illustrate le procedure di attivazione per le diverse procedure.
BancoLite - StudioLite - AziendaLite
Le nuove funzionalità sono disponibili a partire dalla versione 3.2.2.1 dei rilasci.
La presenza del modulo GDPR viene richiesta esclusivamente in presenza di anagrafiche clienti o fornitori. L'installazione della nuova versione delle applicazioni non ha quindi alcun effetto in presenza di applicazioni attivate come BancoLite Base / Standard.
Attivazione e gestione delle funzionalità
Verranno di seguito illustrate le procedure di attivazione per le diverse procedure.
BancoLite - StudioLite - AziendaLite
Le nuove funzionalità sono disponibili a partire dalla versione 3.2.2.1 dei rilasci.
La presenza del modulo GDPR viene richiesta esclusivamente in presenza di anagrafiche clienti o fornitori. L'installazione della nuova versione delle applicazioni non ha quindi alcun effetto in presenza di applicazioni attivate come BancoLite Base / Standard.
Preliminarmente all'avvio della applicazione viene effettuato in modo semi-automatico l'installazione del nuovo engine 3.x Firebird, o l'Preliminarmente all'avvio della applicazione viene effettuato in modo semi-automatico l'installazione del nuovo engine 3.x Firebird, o l'aggiornamento dal precedente server o dalla versione embedded. La procedura di migrazione a FB 3.x è molto intuitiva e completamente guidata. Fare riferimento alla documentazione specifica della procedura per dettagli.
...
Una volta confermata la password, apparirà un messaggio che suggerisce di impostare i parametri del server SMTP per attivare l'invio delle mail interne.
Questa configurazione è infatti necessaria per attivare, come indicato, la procedura di recupero password. La procedura di recupero consente l'invio all'indirizzo di email dell'operatore di una password di sblocco nel caso in cui questo abbia dimenticato la propria password. Questo rischio cresce infatti anche a causa del necessario utilizzo di password complesse.
Tornando nella schermata principale del Wizard, si potrà ora procedere con la configurazione degli altri operatori abilitati all'accesso alla procedura, come indicato nella sezione (2) della immagine.
Anche in questo caso sarà necessario identificare per ogni operatore una persona fisica, impostando i dati anagrafici e l'indirizzo di email. Per quanto riguarda la password, a differenza di quanto visto per il Responsabile, l'impostazione della stessa potrà essere rimandata al primo accesso dell'utente, impostando come mostrato in figura il relativo flag:
Una volta impostati gli utenti, e lasciato inalterato il flag (3) di attivazione della procedura di recupero password, si potrà procedere con l'attivazione cliccando nuovamente sul pulsante "Avanti"
La procedura di adeguamento risulta a questo punto attiva. Cliccando su "Fine" la procedura verrà automaticamente riavviata.
Al termine del riavvio, prima dell'accesso, verrà mostrata la richiesta di login.
Il pulsante di conferma si attiva automaticamente appena digitati correttamente account e password.
Completato il login, si accederà all'applicazione come avveniva in precedenza.
Accesso ai log per consultazione locale
I log registrati dalla procedura risultano accessibili tramite un'interfaccia locale fino a che questi non siano stati inviati su cloud tramite il servizio SLOM. L'accesso all'archivio dei log è limitato ai soli Responsabili, che per poter accedere devono essersi regolarmente autenticati.
L'accesso all'archivio avviene accedendo alla apposita funzione nell'area riservata.
I dati dei log possono essere consultati a video o esportati in formato XLS, ma non cancellati, per evidenti ragioni.
Cliccando sul pulsante dei dettagli, o facendo un doppio click sulle righe, potranno essere visualizzati, per alcuni dei log, alcune informazioni aggiuntive, di natura tecnica.
Procedura di recupero password
Come già illustrato in precedenza, si suggerisce di attivare sempre la procedura di recupero password in presenza di modulo GDPR. I prerequisiti della procedura sono i seguenti:
- Presenza di un indirizzo di mail nella anagrafica dell'operatore.
- Configurazione parametri del mail server nella form di configurazione dei parametri sistemistici.
Se entrambe le condizioni sono soddisfatte, al momento del login, una volta digitato il nome dell'account, si abilita il pulsante di recupero della password:
Cliccando sul pulsante viene inviata all'indirizzo di email collegato all'account una password temporanea, valida per 24 ore, utilizzabile una sola volta per effettuare il login. Appena completato con successo il login verrà chiesto un cambio immediato della password.
per attivare l'invio delle mail interne.
Questa configurazione è infatti necessaria per attivare, come indicato, la procedura di recupero password. La procedura di recupero consente l'invio all'indirizzo di email dell'operatore di una password di sblocco nel caso in cui questo abbia dimenticato la propria password. Questo rischio cresce infatti anche a causa del necessario utilizzo di password complesse.
Tornando nella schermata principale del Wizard, si potrà ora procedere con la configurazione degli altri operatori abilitati all'accesso alla procedura, come indicato nella sezione (2) della immagine.
Anche in questo caso sarà necessario identificare per ogni operatore una persona fisica, impostando i dati anagrafici e l'indirizzo di email. Per quanto riguarda la password, a differenza di quanto visto per il Responsabile, l'impostazione della stessa potrà essere rimandata al primo accesso dell'utente, impostando come mostrato in figura il relativo flag:
Una volta impostati gli utenti, e lasciato inalterato il flag (3) di attivazione della procedura di recupero password, si potrà procedere con l'attivazione cliccando nuovamente sul pulsante "Avanti"
La procedura di adeguamento risulta a questo punto attiva. Cliccando su "Fine" la procedura verrà automaticamente riavviata.
Al termine del riavvio, prima dell'accesso, verrà mostrata la richiesta di login.
Il pulsante di conferma si attiva automaticamente appena digitati correttamente account e password.
Completato il login, si accederà all'applicazione come avveniva in precedenza.
Accesso ai log per consultazione locale
I log registrati dalla procedura risultano accessibili tramite un'interfaccia locale fino a che questi non siano stati inviati su cloud tramite il servizio SLOM. L'accesso all'archivio dei log è limitato ai soli Responsabili, che per poter accedere devono essersi regolarmente autenticati.
L'accesso all'archivio avviene accedendo alla apposita funzione nell'area riservata.
I dati dei log possono essere consultati a video o esportati in formato XLS, ma non cancellati, per evidenti ragioni.
Cliccando sul pulsante dei dettagli, o facendo un doppio click sulle righe, potranno essere visualizzati, per alcuni dei log, alcune informazioni aggiuntive, di natura tecnica.
Procedura di recupero password
Vedere documentazione su: Gestione Password - Procedura di recuperoNel caso in cui l'utente avesse dimenticato anche il riferimento dell'account potrà procedere come indicato sopra inserendo al posto del nome dell'utente direttamente il proprio indirizzo di email, o in alternativa il codice operatore.
Parametri di configurazione
...