La presente documentazione ha lo scopo di descrivere gli effetti dell'adeguamento alla recente normativa nota come Fatturazione Elettronica B2B sulle applicazioni sviluppate da SLware.
Dopo una breve introduzione allo scenario normativo di riferimento, verranno descritti i passi operativi relativi all'attivazione e alla gestione delle nuove funzionalità introdotte.
Indice:
Scenario normativo
Ambito normativa di riferimento
Con il termine di fatturazione elettronica (FE) ci si riferisce alla possibilità di emettere e conservare le fatture in solo formato digitale.
L'introduzione della FE è avvenuta in modo progressivo:
- Dal 31 marzo 2015 è diventata l'unica modalità di fatturazione consentita per l'emissione di documenti verso le Pubbliche Amministrazioni. L'invio deve avvenire tramite il Sistema di Interscambio (SDI), attraverso un formato standard XML (FatturaPA).
- Dal 1 gennaio 2017 la FE tramite lo SDI è diventata possibile anche per la fatturazione fra privati, rimanendo comunque una opzione facoltativa.
- Dal 1° luglio 2018 la FE B2B è diventata obbligatoria, limitatamente alle operazioni relative alle cessioni di benzina. gasolio per motori, e per le prestazioni di subappaltatori nel quadro di un contratto di appalti pubblici.
- Dal 1° settembre 2018 è diventata obbligatoria per emissione fatture elettroniche tax free shopping.
Dal 1° gennaio 2019 si vedrà l’avvio dell’obbligo allargato a tutte le operazioni tra soggetti privati titolari di partita IVA, comunemente noto come B2B, e verso i consumatori finali, noto come B2C.
Di fatto quindi dal 1° gennaio 2019 la FE diventa obbligatoria per l'emissione di documenti nei confronti di tutte le aziende, siano essere persone fisiche o giuridiche, con la sola esclusione dei clienti esteri.
Impatto sulle procedure software
La gestione della fatturazione verso la pubblica amministrazione (FatturaPA) è già presente da tempo nelle principali applicazioni SLware. Le novità introdotte per la corretta gestione della fatturazione tra privati sono state le seguenti:\
- Estensione della procedura di generazione delle fatture XML, in precedenza vincolata alla valorizzazione di uno specifico "Codice Ufficio" nella anagrafica del destinatario del documento. Nell'ambito della fatturazione B2B esiste come modalità opzionale alla presenza di un codice ufficio, l'utilizzo dell'indirizzo PEC come chiave di identificazione.
- Estensione della anagrafica dei clienti con i nuovi campi resi necessari della nuova procedura di generazione e invio dei documenti XML.
- Procedura di verifica e configurazione massiva delle anagrafiche cliente. L'operazione, che altrimenti avrebbe richiesto una modifica manuale delle singole anagrafiche, potrà essere avviata a discrezione dell'utilizzatore della procedura. Presumibilmente questa operazione verrà effettuata a ridosso della entrata in vigore della normativa prevista per il 1° gennaio 2019.
- Wizard di predisposizione ed invio massivo dei documenti. La presenza di un numero sensibilmente superiore di documenti da inviare ha infatti reso necessaria una procedura in grado di snellire sensibilmente l'operatività.
Applicazioni SLware coinvolte
BancoLite.
StudioLite.
AziendaLite.
Fruttong.
Prerequisiti
L'attivazione delle funzionalità di adeguamento alla FE B2B richiede:
Attivazione modulo XML. Per XLite (BancoLite / StudioLite / AziendaLite) va prevista anche l'attivazione del modulo PRO.
Aggiornamento a FireBird 3.x (automatico con Setup applicazioni).
Attivazione e gestione delle funzionalità
Verranno di seguito illustrate le procedure di attivazione per le diverse procedure.
BancoLite - StudioLite - AziendaLite
Le nuove funzionalità sono disponibili a partire dalla versione 3.2.2.1 dei rilasci.
Nel seguito verranno descritte le procedure di configurazione e di utilizzo della nuove procedure.
Configurazione licenze e parametri
La prima operazione da completare è la registrazione del codice di attivazione del modulo XML e del modulo PRO nel caso in cui questi non fossero già presenti in precedenza.
Come al solito. la registrazione della nuova licenza può essere effettuata dalla pagina "Licenze" della form di configurazione dei parametri.
Aprire quindi la form di configurazione dei parametri e posizionarsi nella pagina indicata nella seguente immagine.
Si suggerisce di impostare i due flag evidenziati:
- Il primo consente di includere all'interno del file XML anche il PDF tradizionale generato dalla procedura. Operando in questo modo il destinatario del documento sarà in grado di visualizzare il documento tradizionale nel momento in cui accede ai file XML che gli sono stati trasmessi dal sistema di interscambio SDI. In sostanza, questo consente, se desiderato, di evitare l'invio del PDF via mail, come avveniva in precedenza.
- Il secondo flag consente di attivare alcuni controlli estesi in fase di conferma delle schede cliente, in grado di dare un prezioso aiuto nella fase di predisposizione delle anagrafiche con tutti i parametri che necessiteranno per il successivo invio dei documenti.
Gli altri flag mostrati in figura, che non approfondiremo in questa sede, sono relativi alle modalità di trasmissione tradizionale dei file XML per la pubblica amministrazione. In questo scenario, di fatto, il file XML prodotto viene memorizzato in una specifica cartella per poi essere trasmesso in modo manuale allo SDI. In un successivo paragrafo vedremo come questa configurazione potrà essere modificata per poter effettuare in modo del tutto automatico anche l'invio dei file XML direttamente sullo SDI. Per fare questo sarà necessario installare e configurare un tool aggiuntivo, che vedremo nel dettaglio in seguito: il Directory Analyzer, che sarà in grado di completare la procedura di invio appoggiandosi al portale Agyo di TeamSystem SpA©.
Estensione scheda cliente
La scheda del clienti è stata estesa con alcuni campi aggiuntivi evidenziati nella seguente immagine:
Il flag "Fatturazione PA-XML" come pure il campo del codice ufficio erano in realtà già presenti ed utilizzati dalla procedura per la precedente procedura di fatturazione XML per la PA.
Per attivare la procedura di emissione anche per i privati va ancora impostato il flag di fatturazione PA-XML.
Se il cliente ha richiesto e possiede uno specifico codice ufficio presso lo SDI (che sarà composto da 7 caratteri, invece dei 6 utilizzati dalla PA), questo potrà essere impostato nel campo del codice ufficio. Nel caso, frequente nel quale invece il cliente sia sprovvisto di un codice ufficio, dovrà essere messa la spunta sul flag "privato (B2B)". operando in questo modo la procedura valorizzerà in automatico il campo del codice ufficio con il valore "0000000" e verrà anche rimosso il flag di abilitazione allo split payment che nel frattempo si era attivato.
Da notare, sulla destra, che la procedura segnala l'assenza del campo email PEC nella scheda anagrafica, necessario per poter completare in seguito l'invio del file XML.
Una volta compilato anche questo campo, torniamo sulla pagina dei dati finanziari.
Vediamo ora come la scritta non evidenzi più la situazione di errore.
Nel caso in cui il cliente destinatario utilizzi il servizio Agyo di TeamSystem potrà essere impostato il relativo flag, come evidenziato nella seguente immagine:
L'effetto di questo flag è quello di valorizzare in modo automatico il valore del codice ufficio evidenziato in figura.
Procedura configurazione massiva delle anagrafiche cliente
La procedura indicata sopra risulta molto onerosa in fase di attivazione del servizio in quanto richiede di operare su ogni singolo cliente. E' stata quindi sviluppata una procedura di aggiornamento massivo in grado di semplificare e automatizzare, per quanto possibile, le modifiche delle impostazioni dei parametri.
Un'altro fattore molto importante consiste nella possibilità di individuare preventivamente le anagrafiche necessariamente da completare (ad esempio con la registrazione del campo della mail PEC), evitando di dover reperire e completare questi dati al momento della trasmissione delle fatture.
La procedura può essere eseguita tramite il comando "Verifica anagrafiche per Fatturazione XML B2B" posto nel menu "Contabilità".
Appena eseguita la procedura viene effettuato un controllo sulle anagrafiche dei clienti, identificando quelle che, per le loro caratteristiche dovrebbero essere aggiornate.
spiegare opzione suggerita
completare procedura con altri controlli
spiegare multi-azienda con archievi separati dei clienti
Wizard di predisposizione ed invio massivo dei documenti
<da completare>
Configurazione del Directory Analyzer (TeamSystem spa
<da completare>
flag da impostare e definizione cartelle sulle quali salvare i file
Frutong
<Sviluppo e documentazione ancora da completare>