Software SLware - Fatturazione Elettronica B2B

• BancoLite.

• StudioLite.

• AziendaLite.

• Fruttong.

Prerequisiti

L'attivazione delle funzionalità di adeguamento alla FE B2B richiede:

• Attivazione modulo XML. Per XLite (BancoLite / StudioLite / AziendaLite) va prevista anche l'attivazione del modulo PRO.

• Aggiornamento a FireBird 3.x (automatico con il Setup delle applicazioni).

Attivazione e gestione delle funzionalità

Verranno di seguito illustrate le procedure di attivazione per le diverse procedure.

BancoLite - StudioLite - AziendaLite

Le nuove funzionalità sono disponibili a partire dalla versione 3.2.2.1 dei rilasci.

Nel seguito verranno descritte le procedure di configurazione e di utilizzo della nuove procedure.

Configurazione licenze e parametri

La prima operazione da completare è la registrazione del codice di attivazione del modulo XML e del modulo PRO nel caso in cui questi non fossero già presenti.

Come al solito. la registrazione della nuova licenza può essere effettuata dalla pagina "Licenze" della form di configurazione dei parametri.

Una volta registrata la licenza, si può procedere con la configurazione del servizio.

Aprire quindi la form di configurazione dei parametri e posizionarsi nella pagina indicata nella seguente immagine.

Si suggerisce di impostare i due flag evidenziati secondo la seguente logica:

• Il primo flag consente di includere all'interno del file XML anche il PDF tradizionale generato dalla procedura. Operando in questo modo il destinatario del documento sarà in grado di visualizzare il PDF tradizionale nel momento in cui accede ai file XML che gli sono stati recapitati tramite il sistema di interscambio SDI. Questo consente, se desiderato, di evitare l'invio del PDF via mail, come invece avveniva in precedenza.
• Il secondo flag consente di attivare alcuni controlli estesi in fase di conferma delle schede cliente. I controlli, non bloccanti, sono in grado di dare un prezioso aiuto nella fase di predisposizione delle anagrafiche con tutti i parametri necessari per il successivo invio dei documenti; si suggerisce quindi di impostare sempre questo flag.

Gli altri flag mostrati in figura, che non approfondiremo in questa sede, sono relativi alle modalità di trasmissione tradizionale dei file XML per la pubblica amministrazione. In questo scenario, di fatto, il file XML prodotto viene memorizzato in una specifica cartella per poi essere trasmesso in modo manuale allo SDI. In un successivo paragrafo vedremo come questa configurazione potrà essere modificata per poter effettuare in modo del tutto automatico anche l'invio dei file XML direttamente sullo SDI, escludendo qualunque altro intervento manuale. Per fare questo sarà necessario installare e configurare un tool aggiuntivo: il Directory Analyzer, che sarà in grado di completare la procedura di invio appoggiandosi al portale Agyo di TeamSystem SpA©.

Estensione scheda cliente

 La scheda del clienti è stata estesa con alcuni campi aggiuntivi evidenziati nella seguente immagine:

Il flag "Fatturazione PA-XML" come pure il campo del codice ufficio erano in realtà già presenti ed utilizzati dalla precedente procedura di fatturazione XML per la PA.

L'attivazione della procedura di emissione per i privati richiede ancora l'impostazione del flag di fatturazione PA-XML.

Per gli utenti privati dovrà essere spuntato il flag "privato (B2B)"; operando in questo modo la procedura valorizzerà in automatico il campo del codice ufficio con il valore "0000000" e verrà anche rimosso il flag di abilitazione allo split payment che nel frattempo si era attivato.

Se il cliente possiede uno specifico codice ufficio presso lo SDI (che sarà composto da 7 caratteri, invece dei 6 utilizzati dalla PA), questo potrà essere impostato nel campo del codice ufficio. Nel caso, frequente nel quale invece il cliente sia sprovvisto di tale codice, il campo potrà essere lasciato valorizzato come "0000000"; In questo caso, il campo che lo identificherà in modo univoco sarà l'email PEC.

Da notare, sulla destra, che la procedura segnala l'assenza del campo email PEC nella scheda anagrafica.

Una volta compilato anche questo campo, torniamo sulla pagina dei dati finanziari.

Notiamo ora come la scritta non evidenzi più la situazione di errore.

Nel caso in cui il cliente destinatario utilizzi il servizio Agyo di TeamSystem potrà essere impostato il relativo flag, come evidenziato nella seguente immagine:

L'effetto di questo flag è quello di valorizzare in modo automatico il valore del codice ufficio evidenziato in figura. Scompare inoltre il messaggio relativo alla PEC, che in questa configurazione non viene più preso in considerazione.

Procedura configurazione massiva delle anagrafiche cliente

La procedura indicata sopra risulta molto onerosa in fase di attivazione del servizio in quanto richiede di operare su ogni singolo cliente. E' stata quindi sviluppata una procedura di aggiornamento massivo in grado di semplificare e automatizzare, per quanto possibile, le modifiche delle impostazioni dei parametri descritti.

Oltre alla semplificazione del processo, la presenza della procedura consente di poter operare in anticipo con il controllo e la sistemazione delle anagrafiche, recuperando ove necessario le informazioni mancanti (tipicamente il riferimento alla PEC), evitando di dover reperire e completare questi dati, con urgenza, al momento della trasmissione delle fatture.

La procedura può essere eseguita tramite il comando "Verifica anagrafiche per Fatturazione XML B2B" posto nel menu "Contabilità".

Appena eseguita la procedura viene effettuato un controllo preliminare sulle anagrafiche dei clienti, identificando quelle che, per le loro caratteristiche, dovrebbero essere aggiornate.

Come indicato nel messaggio si suggerisce, alla prima esecuzione, di rispondere NO alla domanda. In questo modo verrà semplicemente prodotto un elenco delle anagrafiche da aggiornare.

Si potrà ad esempio salvare come documentazione una estrazione Excel delle anagrafiche in corso di modifica.

Dopo essere usciti dalla form, ignorare per il momento le altre segnalazione relative ai controlli sugli indirizzi PEC ed eseguire nuovamente la procedura di verifica, rispondendo questa volta in modo affermativo alla richiesta iniziale.

Data la delicatezza della procedura, viene richiesta una doppia conferma, a risposte incrociate. Rispondere quindi questa volta NO alla richiesta per procedere con la procedura di aggiornamento.

Se si desidera, visualizzare nuovamente l'elenco delle anagrafiche modificate.

La procedura procede ora in automatico con un nuovo controllo, per individuare le anagrafiche prive di indirizzo email PEC.

Dopo aver confermato, viene eseguita la procedura di controllo.

Nell'esempio mostrato, vengono individuare 3 anagrafiche che risultano ancora prive di indirizzo email PEC. Una volta confermato il messaggio, viene visualizzato l'elenco di queste anagrafiche.

Le anagrafiche potranno essere modificare ed aggiornate per completare i dati mancanti.

Nel caso in cui i dati mancanti non fossero immediatamente disponibili, potranno essere integrati anche in un secondo tempo, e quindi verificati nuovamente eseguendo ancora la procedura descritta in questo paragrafo.

In caso di applicazioni multi-aziendali con separazione degli archivi dei clienti, questa procedura dovrà essere eseguita separatamente per ogni azienda.

Wizard di predisposizione ed invio massivo dei documenti

La procedura di generazione e invio XML viene completata tramite due passaggi logici, che devono essere completati in sequenza.

• Verifica e Associazione di un documento ad una commessa.
• Generazione e invio file XML.

Nel caso di emissione di documenti per la PA, l'identificazione della commessa è un passaggio obbligatorio, durante il quale vanno necessariamente indicati alcuni parametri aggiuntivi (tra cui: documento di riferimento di origine della commessa, CIG e CUP) .

In caso di fatturazione B2B l'indicazione di una commessa, pur essendo sempre disponibile essenzialmente per scopi gestionali, non risulta obbligatoria. Vedremo infatti che la procedura in questo caso è in grado di generare in modo del tutto automatico dei riferimenti generici ai quali associare i documenti.

La separazione in due fasi consente di verificare predisporre i documenti in anticipo, rimandando ad una secondo tempo la generazione e l'invio dei documenti come XML ufficiali.

Entrambi gli step possono essere completati tramite la console di gestione XML, raggiungibile eseguendo la procedura "Gestione invio XML a Sistema di Interscambio" dal menu "Gestione vendite" di AziendaLite e StudioLite o, nel caso di BancoLite, come action o dal menu "Procedure".

La form della console mostra in griglia i documenti già associati e che risultano ancora in attesa dell'invio.

Nella parte alta della form è possibile operare vari tipi di filtro. Operando con la console è possibile svolgere tutte le operazioni necessarie su singoli clienti, commesse e documenti, esattamente come avveniva in precedenza per la gestione della FatturaPA.

Nella immagine è però messo in evidenza il nuovo Wizard di emissione massiva dei documenti, che verrà descritto nel seguito del paragrafo.

Cliccando sul pulsante indicato appare la form seguente:

Nel primo password del Wizard sono disponibili molte funzionalità che consentono di controllare in modo molto agevole i documenti da inviare:

• Nella parte alta della form (1) è possibile filtrare i documenti visualizzati per cliente, da poterli verificare e gestire più agevolmente.
• Il pulsante (2) consente di effettuare in modo automatico l'associazione dei documenti alle commesse, ove consentito. L'aggancio documento - commessa viene completato in automatico per tutti i clienti privati e per le PA alle quali risulta agganciata una unica commessa. La procedura di aggancio automatico non potrà invece operare solo nel caso in cui:
  • Il cliente sia una PA alla quale non sono stati ancora compilati i dati di nessuna commessa. Questa limitazione non esiste per i clienti privati, per il quali la generazione della prima commessa avviene automaticamente.
  • Il cliente, sia esso un privato o una PA, ha registrato due o più commesse.
• Per poter gestire i due sottopunti precedenti, sarà possibile agganciare o creare la commessa in modo puntuale operando con il pulsante (3).
• Pulsante (4) consente di annullare l'associazione attiva.
• Tramite pulsante (5) è possibile accedere alla scheda del cliente.
• Il pulsante (6) consente di aprire in modifica il documento.
• Tramite (7) il documento  può essere invece ristampato.
• Esportazione in Excel dei dati della griglia (8).
• Tramite il pulsante (9) infine è possibile marcare il documento selezionato in modo che questo non venga ignorato e quindi mai più mostrato tra i documenti da inviare. Questo potrebbe accadere ad esempio per un documento che, per qualche ragione, sia già stato inviato su SDI tramite altri strumenti.

I documenti marcati per essere ignorati possono essere resi nuovamente visibili cliccando sul flag posto nella parte alta della form, come indicato nella figura seguente.

Appena marcato il flag (10) vengono mostrati anche i documenti in precedenza nascosti (il documento 1/1, nell'esempio mostrato in figura).

La marcatura potrà eventualmente essere annullata operando con il pulsante (11). Da notare anche, nella posizione (12) l'indicazione dello stato del documento.

Procediamo ora con l'associazione automatica dei documenti., cliccando sul pulsante (2).

Notiamo che la procedura è riuscita ad agganciare buona parte dei documenti. Nella griglia (13) i documenti marcati appaiono ora su sfondo bianco; per questi risulta inoltre selezionato il primo flag nella posizione (14) e viene valorizzata la commessa nella colonna (15).

Nella parte bassa della form (16) vengono riportati i dati riassuntivi generali, che comprendono:

• Numero di clienti presenti.
• Numero totale dei documenti.
• Totale dei documenti associati.
• Documenti ancora da associare.
• Documenti ignorati.

Notiamo anche che il pulsante (17) risulta ora abilitato, segno che risulta possibile procedere con l'associazione, anche su una selezione parziale dei documenti, confermando di fatto i dati mostrati a video in anteprima.

Prima di procedere proviamo però a valorizzare i dati di commessa per un cliente della PA, nello specifico il Comune di Chiuro. Ci posizioniamo ad esempio sul documento 2/1 e creiamo la prima commessa in modo manuale operando con il pulsante (3).

Confermando la nuova commessa, la griglia del Wizard mostrerà la nuova associazione fatta per il documento selezionato.

Rilanciando a questo punto nuovamente la procedura di associazione automatica verranno agganciati alla commessa anche tutti gli altri documenti del Comune di Chiuro.

Da notare che rimane correttamente escluso il solo documento 1/1, in quanto marcato come "da ignorare".

Procedendo a questo punto con il pulsante "Avanti", i dati mostrati in anteprima sulla form vengono salvati, e si passa alla seguente pagina.

Tramite i pulsanti nella parte alta della form è ancora possibile modificare il documento, ristamparlo o esportare su file XLS i dati visibili nella griglia.

Tramite il pulsante (18) è possibile effettuare una anteprima del file XML.

Premendo il pulsante "Indietro" si può tornare alla pagina precedente per associare altri documenti, prima di procedere con l'elaborazione.

Infine, tramite le due opzioni mostrate nella posizione (19) è possibile indicare se procedere immediatamente con l'invio o terminare le operazioni svolte finora, rimandando l'invio in un secondo momento. Se si sceglie questa seconda opzione, dopo aver premuto il pulsante di avanzamento la Wizard terminerà, avendo completato uno solo dei due step previsti. I documenti pronti per l'invio verranno quindi mostrati nella form principale della console, pronti per essere inviati tramite i pulsanti presenti su questa form, descritti nella prima parte del paragrafo.

Se invece si desidera procedere subito con le opzioni mostrate in figura, cliccando sul pulsante "Avanti", la procedura procede con l'invio, generando tutti gli allegati necessari ed includendoli nei file XML.

Al termine della elaborazione viene mostrata una maschera simile alla seguente.

Appena confermato il Wizard si sposta nella pagina di chiusura.

Nella sintesi vengono mostrati il totale dei file trasmessi o semplicemente predisposti, a seconda della opzione scelta al passo precedente.

Cliccando su "Fine" la procedura viene terminata. Cliccando invece su "Indietro" è anche possibile eseguire nuovamente tutta la procedura, per elaborare i 12 file residui.

Fruttong

Per quanto riguarda la produzione e l'invio delle fatture XML, Fruttong si appoggia, in modo del tutto trasparente, ad una particolare istanza della applicazione BancoLite, che viene automaticamente eseguita cliccando sul pulsante "Invio file XML" nel menu "Procedure".

Una volta eseguito, BancoLite è in grado di estrarre documenti e anagrafiche dal DB di Fruttong, replicandoli nel proprio DB.

Per quanto riguarda la procedura di generazione ed invio XML valgono quindi integralmente le considerazioni esposte nella sezione precedente, che verranno integrate con alcune informazioni specifiche della applicazione Fruttong.

Anagrafica clienti

Sulla anagrafica dei clienti sono stati aggiunti nuovi campi ed etichette descrittive.

Come evidenziato nella immagine, è stato aggiunto un nuovo campo per contenere l'indirizzo di email PEC, necessario per l'invio delle fatture XML alle aziende private.

Al campo del Codice Univoco Ufficio, già presente in precedenza, è stato affiancato il pulsante "Agyo", che consente di impostare in automatico il codice ufficio necessario per poter inviare le fatture a clienti registrati sull'omonimo portale di TeamSystem SpA©.

Nella immagine vengono infine evidenziate alcune etichette, in sola lettura, che danno indicazione sul tipo di aggancio (PA o B2B) determinato dalla lunghezza del codice (6 o 7 caratteri). L'ultima etichetta, "XML" risulta impostata sulla base del valore del flag "Abilita generazione fatture XML" posto nella pagina successiva.

Nella immagine viene evidenziato anche il flag della attivazione dello Split Payment che, ricordiamo, può essere attivato solo nel caso di fatturazione PA.

Procedura configurazione massiva delle anagrafiche cliente

Essendo le anagrafiche di origine dei clienti generate su Fruttong, anche in questa applicazione è stata integrata una procedura di controllo e configurazione delle anagrafiche. Questa procedura andrà eseguita a ridosso della entrata in vigore della normativa, e dovrà essere ripetuta per ogni azienda registrata su Fruttong. La procedura è richiamabile dalla pagina "Utilità" della form delle personalizzazioni (menu "Servizi"), come mostrato nella figura che segue.

Cliccando sul pulsante viene avviato il controllo e, se richiesto, la modifica massiva delle anagrafiche.

Rispondendo NO alla domanda precedente appare una lista di anagrafiche che andranno modificate.

Se necessario, si potrà salvare copia di quanto mostrato a video cliccando sul pulsante evidenziato, prima di chiudere la form mostrata.

Ignorare per il momento i messaggi di controllo sulla presenza degli indirizzi di mail PEC.

La procedura potrà essere lanciata nuovamente quando si deciderà di procedere con la modifica massiva dei parametri. In questo caso, rispondere positivamente alla domanda, e quindi, in modo incrociato, negativamente alla seguente richiesta, per poter dare il via alla procedura di modifica massiva.

Dopo aver cliccato NO, la procedura di migrazione massiva viene avviata e, al termine, viene visualizzato l'esito.

Viene quindi avviata la procedura di controllo della presenza degli indirizzi di email PEC.

Al termine della elaborazione viene mostrato al solito l'esito della verifica e quindi l'elenco delle anagrafiche da sistemare.

Configurazione del Directory Analyzer (TeamSystem spa 

<da completare>

flag da impostare e definizione cartelle sulle quali salvare i file