XLite - Procedure di controllo e rettifica magazzino

Il controllo delle giacenze degli articoli è uno degli aspetti più rilevanti per poter assicurare una corretta gestione del magazzino e della sua valorizzazione. Oltre a registrare regolarmente i movimenti di carico/acquisti e le vendite, è infatti necessario predisporre controlli regolari in merito alla effettiva corrispondenza tra la disponibilità fisica dei beni, e la giacenza riportata dalla procedura. Questi valori possono infatti differire a causa ad esempio di:

• errori manuali;
• dimenticanze (es smaltimento di beni danneggiati non registrato);
• furti.

In questa sezione vengono illustrati i principali strumenti messi a disposizione dalle procedure XLite per poter effettuare un efficace controllo e gestione delle giacenze.

A questo riguardo va anzitutto effettuata una distinzione tra i due scenari nei quali ci si può trovare ad operare, che verranno descritti di seguito in paragrafi distinti:

Strumenti di controllo e di rettifica delle esistenze di singoli articoli

Lo stato attuale delle giacenze viene visualizzato in vari punti della procedura. Ad esempio:

Dopo la lettura o la selezione di un articolo:

Nella form Info Articoli di Banco, che espone, oltre alle giacenze sul deposito corrente, anche quelle eventualmente presenti su  altri depositi.

Nella form dell'archivio articoli. Sulla medesima form si fa inoltre notare la presenza dei filtri di selezione sullo stato delle esistenze, nella parte alta della immagine:

Entrando nella scheda dell'articolo vengono visualizzati i progressivi che concorrono alla definizione delle giacenze, in modalità globale e distinta per deposito:

Sono inoltre disponibili alcune funzioni di supporto, molto utili per il controllo e la sistemazione delle giacenze:

1) Andamento progressivi: mostra l'andamento temporale di tutti i movimenti di carico e scarico, che storicamente hanno portato alla giacenza attuale. Questa funzionalità è molto utile per comprendere quando  e come  si sia generato il valore attuale; permette quindi in modo semplice di individuare eventuali errori (es carichi errati) o altri eventi che hanno concorso al calcolo.

2) Rettifica esistenze: consente di forzare il valore della esistenza di un articolo.

Dopo la conferma della form, le esistenze della scheda vengono immediatamente aggiornate.

3) Verifica progressivi: consente di verificare ed eventualmente correggere eventuali disallineamenti tra le giacenze attuali e i movimenti registrati, forzando la correttezze delle une piuttosto che degli altri. Questa funzionalità è molto delicata e va quindi utilizzata con particolare attenzione; si suggerisce di effettuare questa operazione affiancati da un proprio supporto. tecnico.

Entrando semplicemente nella form, in caso di situazione corretta, viene invece mostrato il seguente messaggio:

Una ulteriore modalità, utile per evidenziare in modo particolare gli articoli con giacenza negativa è la procedura di controllo dello stato di magazzino e calcolo inventari, evidenziata nella immagine seguente.

Applicando i filtri mostrati nella immagine e richiedendo la visualizzazione dell'inventario, è possibile individuare rapidamente gli articoli con giacenza anomala.

Qualora si desideri rettificarli a 0 in modo massivo è possibile utilizzare il comando di rettifica per tutte le esistenze < 0, evidenziato in figura. Alternativamente, si può accedere ad ogni singola scheda articolo tramite il pulsante posto subito sulla sinistra, per effettuare manualmente le rettifiche come illustrato nelle precedenti procedure.

Infine, esiste una ulteriore procedura appositamente realizzata per per individuare gli articoli con esistenza negativa, che permette di accedere rapidamente all'elenco degli articoli che presentano un valore della giacenza imprevisto:

Procedure di controllo e quadratura globali del magazzino

L'obiettivo delle procedure globali di controllo del magazzino è la verifica e la eventuale rettifica dello stato globale del magazzino, includendo in questo tutti gli articoli presenti nel DB e nel negozio fisico.

Tramite queste procedure è possibile individuare e correggere non solo tutte le giacenze degli articoli presenti fisicamente nel deposito, ma è inoltre possibile individuare anche gli articoli non più presenti fisicamente, ma ancora valorizzati come giacenza nel DB. La presenza di questi articoli è infatti particolarmente difficile da rilevare, anche a fronte di un controllo fisico di tutti gli articoli presenti. Nel seguito di questo paragrafo verranno illustrati gli strumenti messi a disposizione della procedura per effettuare i controlli e le rettifiche delle giacenze, che consentiranno, tra gli altri controlli, di identificare gli articoli che si trovano nella situazione descritta sopra.

Anticipiamo inoltre, grazie agli strumenti presenti, le operazioni di verifica e quadratura di magazzino potranno essere svolte anche senza interrompere le attività di vendita.

Fase 1 - Registrazione dati di controllo

La prima operazione da svolgere è l'esecuzione della procedura "Rettifica Magazzino: Generazione file XLS di controllo", per effettuare la registrazione dei dati di controllo, e contestualmente, se  desiderato, la generazione di un file XLS che potrà risultare utile per le operazioni di verifica che verranno illustrate in seguito:

Selezionare il deposito di riferimento, e quindi confermare la generazione dei dati di controllo e del file XLS.

Confermare la cancellazione dei dati di controllo precedenti, se presenti.

Dopo alcuni istanti appare la form di verifica dello stato dei controlli, con i contatori valorizzati allo stato iniziale.

Salvare il contenuto della griglia cliccando sul pulsante "Esporta" visibile nella parte alta della form.

Fase 2: Registrazione letture di verifica

In questa fase vengono effettuate le letture delle esistenze degli articoli. In modo progressivo potranno essere verificati tutti gli articoli presenti.

Come si vedrà meglio in seguito, in questa fase le esistenze degli articoli NON verranno immediatamente modificate, Gli articoli verranno invece semplicemente marcati con il loro stato: la effettiva creazione dei movimenti di rettifica verrà invece effettuata in una fase finale , in modo massivo.

Le modalità con le quali possono essere registrate le letture di verifica sono molteplici:

1. Lettura diretta degli articoli in griglia su Banco.
2. Lettura esistenze da file XLS.
3. Lettura codici a barre da terminale con memoria / su foglio di testo.

Questi strumenti potranno essere utilizzati anche in modo "misto".

Come anticipato, in questa fase, che potrebbe impiegare parecchi tempo, non è necessario interrompere le attività di vendita, che potrà procedere senza problemi. Anche se non strettamente necessario, si suggerisce comunque di non registrare movimenti di carico o di trasferimento fra depositi. Analogamente, si suggerisce di evitare l'utilizzo della funzione di rettifica manuale esistenze presenti nella scheda articolo, pur essendo questa in effetti correttamente gestita.

Lettura diretta degli articoli in griglia su Banco

Sulla interfaccia di Banco dovrà essere aggiunto una pulsante collegato alla action "Effettua lettura di controllo".

E' a questo punto possibile procedere con la lettura dei singoli articoli, impostando le quantità riscontrate fisicamente, e successivamente cliccando sul pulsante "Verifica Esistenze".

Potrà essere letto un numero qualunque di articoli, come mostrato nella immagine seguente:

Cliccare quindi sul comando "Esegui lettura di controllo".

Sulla form che appare vengono evidenziali gli articoli con esistenza corretta rispetto a quanto era atteso, e quelli con esistenza da rettificare.

Le letture potranno essere eliminate se necessario, o confermate tramite i pulsanti posti sulla destra,

Una volta confermati gli articoli, questa form si svuoterà come mostrato nella seguente immagine.

Ricordiamo ulteriormente che le conferme in questa fase non  comportano ancora un aggiornamento delle giacenze.

Lo stato delle verifiche (non ancora confermate) può essere controllata in ogni istante tramite la action "Rettifica Magazzino: Verifica e rettifica esistenze".

Su questa form torneremo in seguito. Per ora ci limitiamo a evidenziare come lo stato delle verifiche sia evidenziato nella parte alta della form.

Lettura esistenze da file XLS

E' evidente come, in presenza di numerosi articoli, la procedura di quadratura manuale mostrata al punto precedente potrebbe risultare scomoda. Non ultimo, a causa del fatto che risulta necessario portare fisicamente gli articoli vicino alla postazione della cassa per sfruttare la lettura di codici a barre.

A questo limite viene incontro la possibilità di registrare le esistenze sul foglio XLS generato in fase di generazione dei dati di controllo.

Il file deve essere compilato come mostrato nella immagine seguente.

La compilazione può avvenire impostando il valore delle esistenza riscontrata nella colonna "REALE". Se il valore riscontrato corrisponde a quello atteso, si può inserire anche in modo più veloce un carattere (es. "x") nella colonna "OK".

Il file può essere compilato anche solo per un sottoinsieme degli articoli, lasciando le altre righe vuote.

Il file può quindi essere caricato in griglia utilizzando il comando "Lettura file XLS".

I dati caricati possono quindi venire registrati come mostrato in precedenza tramite il comando "Esegui lettura di controllo".

Lettura codici a barre da terminale con memoria

In presenza di un terminale con memoria di tipo B31/B32 la lettura dei dati degli articoli da verificare può essere effettuata tramite l'apposita funzione di lettura da terminale, seguita al solito dalla esecuzione della procedura "Esegui lettura di controllo".

Si ricorda che, in assenza del terminale B32, la procedura può essere simulata anche generando un file di testo, contenente le sole letture dei barcode su righe distinte, e simulando l'esecuzione della importazione standard da B32 illustrata sopra.

Fase 3: Conferma rettifiche

La form di conferma rettifiche è la form da utilizzare per:

• controllare quanti articoli siano stati o meno verificati;
• effettuare manualmente le ultime rettifiche;
• generare i movimenti di rettifica conseguenti alle letture di controllo o alle rettifiche manuali.

Come già ricordato in precedenza, l'utilizzo delle procedure di controllo non richiede la sospensione delle attività di vendita. Non esistono quindi particolari problemi anche effettuando questa fase di rettifica finale avendo effettuato, ad esempio, delle operazioni di vendita tra la fase 1 (generazione dei dati di controllo) e la fase 2 (registrazione lettura di controllo) o anche tra la fase 2 e questa fase finale di conferma rettifiche.

Nonostante questo, è comunque suggerito di non lasciare passare troppo tempo, per quanto possibile, tra le 3 fasi, per non generare inutile confusione o errori nella applicazione delle procedure descritte.

La form che appare eseguendo il comando di "Rettifica Giacenze" viene mostrata nella seguente immagine:

Nella form sono state evidenziate le seguenti funzionalità:

1. Indicazione stato delle verifiche. notiamo la presenza, nell'esempio di 39 articoli che non sono stati rilevati durante la registrazione delle letture di controllo, che vengono anche mostrati nella parte bassa della form. Questi articoli potrebbero essere sfuggiti durante la fase di registrazione delle letture di controllo, o riferirsi ad articoli che effettivamente non sono più presenti, ma che hanno ancora una giacenza diversa da 0 e che andrebbe annullata.
2. Filtro di selezione del deposito sul quale si sta lavorando.
3. Effettuando un doppio click su una delle righe esposte, è possibile registrare manualmente una esistenza, esattamente come sarebbe avvenuto effettuando una lettura di controllo.
4. La funzionalità consente inoltre di impostare rapidamente una giacenza nulla.
5. Questa funzionalità consente di rimuovere rapidamente dalla griglia tutti gli articoli una QTA ORIGINE e una QTA su DB pari a 0, che vanno semplicemente smarcati come articoli con esistenza corretta.

Al termine della sistemazione di tutti gli articoli presenti nella cartella "DA VERIFICARE", la stessa scomparirà e la form assumerà questo aspetto:

Nella pagina "Letti OK" premere il pulsante "Conferma TUTTI" per smarcare tutte le verifiche che non comportano l'esigenze di una rettifica. Le letture smarcate verranno spostate in una pagina "CONFERMATI".

Cliccando infine su "Conferma TUTTI" verranno effettivamente generati i movimenti di rettifica, utilizzando come data di riferimento la data mostrata subito sopra.

Al termine della operazione, la form assumerà questo aspetto finale.

L'operazione di controllo e rettifica risulta a questo punto completata.