La procedura di fatturazione elettronica B2B / B2C (nel seguito indicata con il termine FE), secondo le indicazioni attuali della normativa, entrerà in vigore a partire dal 1-1-2019 . A partire da quella data tutte le fatture emesse, con poche eccezioni, dovranno essere generate in formato elettronico XML.
La data del 31-12-2018 rappresenta quindi un momento molto importante di cambiamento. Al di là della esigenza di generare i documenti con il nuovo formato XML, con la gestione delle fatture elettroniche entrano in gioco parecchi ulteriori vincoli e controlli, in buona parte già presenti con la vecchia normativa, ma ora molto più rigidi e vincolanti.
In particolare, sulle anagrafiche della azienda emittente e dei clienti, a partire dal 1-1-2019 saranno attivati dei nuovi controlli, che impediranno la generazione delle fatture prive dei parametri corretti.
Le procedure XLite rendono disponibili una serie di strumenti che aiutano a gestire in modo agevole e sicuro questo momento di passaggio, ma che devono essere bene conosciuti.
Questi strumenti, semplici e guidati, verranno descritti in questa sezione, e possono essere schematizzati nei seguenti passi operativi:
Nel resto della sezione verranno approfonditi questi tre step.
Le procedure XLite in fase di creazione o modifica delle anagrafiche clienti effettuano numerosi controlli per garantire la correttezza dei dati salvati. Come già ricordato in precedenza, a partire dal 1-1-2019 questi controlli verranno ulteriormente elevati per poter soddisfare i requisiti della FE.
Per evitare il rischio di trovarsi improvvisamente, al passaggio di anno, con un archivio di anagrafiche non più valide, è stata sviluppata una procedura che consente di verificare preventivamente, già nel corso del 2018, le anagrafiche per identificare quelle che potenzialmente non sarebbero più valide dall'inizio dell'anno. Si suggerisce quindi di eseguire appena possibile questa procedura di controllo, per avere il tempo di sistemare le anagrafiche che richiedono delle integrazioni.
La procedura può essere lanciata dal seguente menu di BancoLite:
O, in alternativa, per AziendaLite/StudioLite:
La procedura chiede anzitutto se visualizzare i soli errori o anche le semplici anomalie non bloccanti.
Rispondendo "SI" vengono mostrate le anagrafiche che richiedono di essere sistemate.
Si può quindi procedere con le correzioni cliccando sul pulsante "Modifica". Rientrando nella form le segnalazioni evidenziate verranno rimosse man mano che si procede con la correzione.
Tramite il pulsante "Esporta" si potrà se si desidera salvare come documentazione una estrazione Excel delle anagrafiche in corso di modifica.
Nel caso in cui i dati mancanti non fossero immediatamente disponibili, potranno essere integrati anche in un secondo tempo, e quindi verificati nuovamente eseguendo ancora la procedura descritta in questo paragrafo.
In caso di applicazioni multi-aziendali con separazione degli archivi dei clienti, questa procedura dovrà essere eseguita per ogni azienda.
Alcune considerazioni vanno fatte per alcune categorie particolari di anagrafiche.
Anzitutto, alcuni clienti potrebbero essere stati registrati per scopi diversi dalla produzione di fatture, ad esempio per la gestione di documenti alternativi alla fattura, che non richiedono gli stessi vincoli.
Per questo tipo di anagrafiche potrà essere impostato il flag indicato con (1) nella seguente immagine. La presenza di questo flag esclude i normali controlli in fase di salvataggio della anagrafica.
Ovviamente, il tentativo di utilizzo di una di queste anagrafiche per l'emissione di una fattura genererà una segnalazione di errore.
Un'altra categoria sulla quale è necessario fare delle valutazioni è quella delle anagrafiche straniere (o assimilabili, come ad esempio i residenti in zone extra-doganali). Esiste infatti la sola facoltà e non l'obbligo di includere anche questa categoria tra le anagrafiche per le quali generare le fatture elettroniche.
Un cliente viene identificato come straniero se viene impostato il flag indicato al punto (2) della immagine precedente. L'inclusione o meno delle anagrafiche estere nel processo di emissione delle fatture elettroniche, essendo una facoltà a discrezione della azienda, va indicato tra i parametri di configurazione come evidenziato nella seguente immagine.
L'abilitazione alla fatturazione elettronica è un parametro definito a livello della singola anagrafiche. Per attivare l'emissione delle fatture, va impostato il flag evidenziato nella immagine seguente.
Se disponibile, potrà essere indicato il codice ufficio. In alternativa si potrà utilizzare il codice fisso "0000000", valido per tutte le anagrafiche private non estere. Nel caso di anagrafiche estere, la procedura proporrà in automatico il codice "XXXXXXX".
Si ricorda anzitutto che impostando questo flag come evidenziato in figura già nel 2018, si attiva immediatamente sul cliente l'emissione di fatture elettroniche. Questo comportamento è corretto: la data del 1-1-2019 rappresenta infatti la data di inizio dell'obbligo, ma questo non impedisce di poter inviare fatture XML anche durante il 2018, non solo verso la PA ma anche a normali privati. E' quindi necessario porre attenzione a quando si imposta questo flag, per evitare di generare per errore fatture già predisposte per l'invio XML.
A fine anno, esattamente a cavallo tra il 2018 e il 2019, sarà quindi necessario operare una impostazione massiva dei flag per tutte le anagrafiche. Per semplificare questa operazione è stata sviluppata una apposita procedura, richiamabile come illustrato nelle seguenti immagini.
Per BancoLite.
Per AziendaLite/StudioLite:
Una volta eseguita la procedura (nel 2018) viene mostrato il seguente messaggio di controllo.
Viene quindi mostrata la richiesta di avviare un controllo preventivo.
Al termine del controllo viene mostrato il numero di anagrafiche da sistemare.
Cliccando su "Sì" viene avviata l'elaborazione e, in coda, viene proposta la visualizzazione delle anagrafiche aggiornate,
Le fatture elettroniche vengoeno automaticamente agganciate al sezionale impostato nella seguente pagina di configurazione:
A differenza della procedure di emissione delle fatture tradizionali, che consentono di impostare più liberamente i sezionali, tutte le fatture elettroniche vengono quindi prodotte con il medesimo sezionale.
Nei prossimi rilasci verrà implementata una modalità molto più flessibile, per gestire anche la presenza di sezionali multipli.
La produzione dei file XML può essere effettuata in due differenti modalità:
Nel primo caso la configurazione applicata dovrà essere la seguente:
Da notare l'assenza del flag di invio tramite Directory Analyzer. I file in questo caso saranno semplicemente posizionati, singolarmente o come unico file ZIP, in una cartella sul desktop. In questa modalità, il caricamento dei file predisposti sul Sistema di Interscambio dovrà essere effettuato manualmente.
Nel caso in cui sia stato sottoscritto il meccanismo di invio automatico tramite Directory Analyzer, per poter procedere con l'invio, sarà necessario anzitutto attivare il flag sulle postazioni abilitate, come indicato nella immagine seguente.
Come indicato in precedenza questo flag viene lasciato NON impostato in fase di installazione, per evitare invii involontari, e va quindi esplicitamente attivato per poter completare l'invio delle fatture prodotte.
Nel caso in cui, per qualche ragione, il servizio del DA non fosse in grado di inviare alcuni file XML, la procedura segnalerà in modo evidente la situazione di errore.
In questo caso, al di là di un dovuto approfondimento tecnico, una soluzione per tentare di tamponare il problema è quello di provare a riavviare il PC. Se il problema persiste, sarà necessario contattare il proprio supporto tecnico.