La generazione e invio delle fatture XML è una operazione separata, e successiva, rispetto alla emissione delle fatture.
XLite mette a disposizione una apposita funzionalità che consente di completare questa fase in modo agevole e guidato.
La procedura di generazione e invio XML viene a sua volta completata tramite due passaggi logici, che devono essere completati in sequenza.
- Verifica del file e, nel solo caso delle fatture emesse verso la Pubblica amministrazione, l'associazione di un documento ad una commessa.
- Generazione e invio file XML.
Nel caso di emissione di documenti per la PA, l'identificazione della commessa è infatti un passaggio obbligatorio, durante il quale vanno necessariamente indicati alcuni parametri aggiuntivi (tra cui: documento di riferimento di origine della commessa, CIG e CUP) .
In caso di fatturazione B2B l'indicazione di una commessa, pur essendo sempre disponibile essenzialmente per scopi gestionali, non risulta obbligatoria. Vedremo infatti che la procedura in questo caso è in grado di generare in modo del tutto automatico dei riferimenti generici ai quali associare i documenti.
La separazione in due fasi consente di verificare predisporre i documenti in anticipo, rimandando ad una secondo tempo la generazione e l'invio dei documenti come XML ufficiali.
Entrambi gli step possono essere completati tramite la console di gestione XML, raggiungibile eseguendo la procedura "Gestione invio XML a Sistema di Interscambio" dal menu "Gestione vendite" di AziendaLite e StudioLite o, nel caso di BancoLite, come action o dal menu "Procedure".
La form della console mostra in griglia i documenti già associati e che risultano ancora in attesa dell'invio.
Nella parte alta della form è possibile operare vari tipi di filtro. Operando con la console è possibile svolgere tutte le operazioni necessarie su singoli clienti, commesse e documenti, esattamente come avveniva in precedenza per la gestione della FatturaPA.
Nella immagine è però messo in evidenza il nuovo Wizard di emissione massiva dei documenti, che verrà descritto nel seguito del paragrafo, e che rappresenta la soluzione più semplice e guidata, che si suggerisce di utilizzare.
Cliccando sul pulsante indicato appare la form seguente:
Nel primo password del Wizard sono disponibili molte funzionalità che consentono di controllare in modo molto agevole i documenti da inviare:
- Nella parte alta della form (1) è possibile filtrare i documenti visualizzati per cliente, da poterli verificare e gestire più agevolmente.
- Il pulsante (2) consente di effettuare in modo manuale l'associazione dei documenti alle commesse. L'aggancio documento - commessa viene completato in automatico per tutti i clienti privati e per le PA alle quali risulta agganciata una unica commessa. La procedura di aggancio automatico non potrà invece operare solo nel caso in cui:
- Il cliente sia una PA alla quale non sono stati ancora compilati i dati di nessuna commessa. Questa limitazione non esiste per i clienti privati, per il quali la generazione della prima commessa avviene automaticamente.
- Il cliente, sia esso un privato o una PA, ha registrato due o più commesse.
- Per poter gestire i due sottopunti precedenti, sarà possibile agganciare o creare la commessa in modo puntuale operando con il pulsante (3).
- Pulsante (4) consente di annullare l'associazione attiva.
- Tramite pulsante (5) è possibile accedere alla scheda del cliente.
- Il pulsante (6) consente di aprire in modifica il documento.
- Tramite (7) il documento può essere invece ristampato.
- Esportazione in Excel dei dati della griglia (8).
- Tramite il pulsante (9) infine è possibile marcare il documento selezionato in modo che questo non venga ignorato e quindi mai più mostrato tra i documenti da inviare. Questo potrebbe accadere ad esempio per un documento che, per qualche ragione, sia già stato inviato su SDI tramite altri strumenti.
I documenti marcati per essere ignorati possono essere resi nuovamente visibili cliccando sul flag posto nella parte alta della form, come indicato nella figura seguente.
Appena marcato il flag (10) vengono mostrati anche i documenti in precedenza nascosti (il documento 1/1, nell'esempio mostrato in figura).
La marcatura potrà eventualmente essere annullata operando con il pulsante (11). Da notare anche, nella posizione (12) l'indicazione dello stato del documento.
Procediamo ora con l'associazione automatica dei documenti., cliccando sul pulsante (2).
Notiamo che la procedura è riuscita ad agganciare buona parte dei documenti. Nella griglia (13) i documenti marcati appaiono ora su sfondo bianco; per questi risulta inoltre selezionato il primo flag nella posizione (14) e viene valorizzata la commessa nella colonna (15).
Nella parte bassa della form (16) vengono riportati i dati riassuntivi generali, che comprendono:
- Numero di clienti presenti.
- Numero totale dei documenti.
- Totale dei documenti associati.
- Documenti ancora da associare.
- Documenti ignorati.
Notiamo anche che il pulsante (17) risulta ora abilitato, segno che risulta possibile procedere con l'associazione, anche su una selezione parziale dei documenti, confermando di fatto i dati mostrati a video in anteprima.
Prima di procedere proviamo però a valorizzare i dati di commessa per un cliente della PA, nello specifico il Comune di Chiuro. Ci posizioniamo ad esempio sul documento 2/1 e creiamo la prima commessa in modo manuale operando con il pulsante (3).
Confermando la nuova commessa, la griglia del Wizard mostrerà la nuova associazione fatta per il documento selezionato.
Rilanciando a questo punto nuovamente la procedura di associazione automatica verranno agganciati alla commessa anche tutti gli altri documenti del Comune di Chiuro.
Da notare che rimane correttamente escluso il solo documento 1/1, in quanto marcato come "da ignorare".
Procedendo a questo punto con il pulsante "Avanti", i dati mostrati in anteprima sulla form vengono salvati, e si passa alla seguente pagina.
Tramite i pulsanti nella parte alta della form è ancora possibile modificare il documento, ristamparlo o esportare su file XLS i dati visibili nella griglia.
Tramite il pulsante (18) è possibile effettuare una anteprima del file XML.
Premendo il pulsante "Indietro" si può tornare alla pagina precedente per associare altri documenti, prima di procedere con l'elaborazione.
Infine, tramite le due opzioni mostrate nella posizione (19) è possibile indicare se procedere immediatamente con l'invio o terminare le operazioni svolte finora, rimandando l'invio in un secondo momento. Se si sceglie questa seconda opzione, dopo aver premuto il pulsante di avanzamento la Wizard terminerà, avendo completato uno solo dei due step previsti. I documenti pronti per l'invio verranno quindi mostrati nella form principale della console, pronti per essere inviati tramite i pulsanti presenti su questa form, descritti nella prima parte del paragrafo.
Se invece si desidera procedere subito con le opzioni mostrate in figura, cliccando sul pulsante "Avanti", la procedura procede con l'invio, generando tutti gli allegati necessari ed includendoli nei file XML.
Al termine della elaborazione viene mostrata una maschera simile alla seguente.
Appena confermato il Wizard si sposta nella pagina di chiusura.
Nella sintesi vengono mostrati il totale dei file trasmessi o semplicemente predisposti, a seconda della opzione scelta al passo precedente.
Cliccando su "Fine" la procedura viene terminata. Cliccando invece su "Indietro" è anche possibile eseguire nuovamente tutta la procedura, per elaborare i 12 file residui.