Le nuove funzionalità sono disponibili a partire dalla versione 3.2.2.1 dei rilasci di XLIte.
Nel seguito verranno descritte le procedure di configurazione e di utilizzo della nuove funzionalità.
Configurazione licenze e parametri
La prima operazione da completare è la registrazione del codice di attivazione del modulo XML e del modulo PRO nel caso in cui questi non fossero già presenti.
Come al solito. la registrazione della nuova licenza può essere effettuata dalla pagina "Licenze" della form di configurazione dei parametri.
Una volta registrata la licenza, si può procedere con la configurazione del servizio.
Aprire quindi la form di configurazione dei parametri e posizionarsi nella pagina indicata nella seguente immagine.
Molti dei flag mostrati in figura, che non approfondiremo in questa sede, sono relativi alle modalità di trasmissione tradizionale dei file XML per la pubblica amministrazione. In questo scenario, di fatto, il file XML prodotto viene memorizzato in una specifica cartella per poi essere trasmesso in modo manuale allo SDI. In un successivo paragrafo vedremo come questa configurazione potrà essere modificata per poter effettuare in modo del tutto automatico anche l'invio dei file XML direttamente sullo SDI, escludendo qualunque altro intervento manuale. Anticipiamo che per fare questo sarà necessario installare e configurare un tool aggiuntivo: il Directory Analyzer, che sarà in grado di completare la procedura di invio appoggiandosi al portale Agyo di TeamSystem SpA©.
Si suggerisce di impostare i flag evidenziati secondo la seguente logica:
- (1) Percorso di salvataggio dei file XML. Impostare una cartella adeguata. Nel caso in cui in sistema sia configurato per l'invio con il Directory Analyzer impostare la cartella radice del tool.
- (2) i due flag impostati hanno effetto solo nel caso in cui i file vengano generati ed inviati verso lo SDI in modo manuale e non tramite il sopracitato Directory Analyzer, attivabile tramite il flag (3).
- (4) questo flag consente di includere all'interno del file XML anche il PDF tradizionale generato dalla procedura. Operando in questo modo il destinatario del documento sarà in grado di visualizzare il PDF tradizionale nel momento in cui accede ai file XML che gli sono stati recapitati tramite il sistema di interscambio SDI. Questo consente, se desiderato, di evitare l'invio del PDF via mail, come invece avveniva in precedenza.
- Il flag (5) consente di attivare alcuni controlli estesi in fase di conferma delle schede cliente. I controlli, non bloccanti, sono in grado di dare un prezioso aiuto nella fase di predisposizione delle anagrafiche con tutti i parametri necessari per il successivo invio dei documenti; si suggerisce quindi di impostare sempre questo flag.
- Le due date indicate al punto (6) consentono di impostare la data di avvio dei processi di fatturazione PA e B2B. Queste date consentiranno di filtrare in automatico i documenti nelle procedure di generazione e invio manuale e massivo dei file XML e di attivare in modo automatico le procedure estese di controllo richieste dalla nuova modalità di generazione delle fatture.
Estensione scheda cliente
La scheda del clienti è stata estesa con alcuni campi aggiuntivi evidenziati nella seguente immagine:
Il flag "Fatturazione PA-XML" come pure il campo del codice ufficio erano in realtà già presenti ed utilizzati dalla precedente procedura di fatturazione XML per la PA.
L'attivazione della procedura di emissione per i privati richiede ancora l'impostazione del flag di fatturazione PA-XML.
Per gli utenti privati dovrà essere spuntato il flag "privato (B2B)"; operando in questo modo la procedura valorizzerà in automatico il campo del codice ufficio con il valore "0000000" e verrà anche rimosso il flag di abilitazione allo split payment che nel frattempo si era attivato. Nel caso di anagrafiche estere, il valore impostato sarà invece "XXXXXXX".
Se il cliente possiede uno specifico codice ufficio presso lo SDI (che sarà composto da 7 caratteri, invece dei 6 utilizzati dalla PA), questo potrà essere impostato nel campo del codice ufficio. Nel caso, frequente, nel quale invece il cliente sia sprovvisto di tale codice, il campo potrà essere lasciato valorizzato come "0000000"; In questo caso, il campo che lo identificherà in modo univoco potrà essere l'email PEC. Va peraltro ricordato che, anche in assenza di questo parametro, la procedura sarà in grado di generare delle fatture corrette, lasciando il compito allo SdI di smistare i documenti al destinatario sulla base della partita IVA contenuta nel documento.
Da notare, sulla destra, che la procedura segnala l'assenza del campo email PEC nella scheda anagrafica.
Una volta compilato anche questo campo, oltre a quello della partita IVA, sempre necessario, torniamo sulla pagina dei dati finanziari.
Notiamo ora come la scritta non evidenzi più la situazione di errore.
Nel caso in cui il cliente destinatario utilizzi il servizio Agyo di TeamSystem potrà essere impostato il relativo flag, come evidenziato nella seguente immagine:
L'effetto di questo flag è quello di valorizzare in modo automatico il valore del codice ufficio evidenziato in figura, uguale per tutti i soggetti che si appoggiamo a questo servizio.
Notare inoltre che scompare il messaggio relativo all'utilizzo della PEC, che in questa configurazione non viene più preso in considerazione.
Procedura configurazione massiva delle anagrafiche cliente
La procedura indicata sopra risulta molto onerosa in fase di attivazione del servizio in quanto richiede di operare su ogni singolo cliente. E' stata quindi sviluppata una procedura di aggiornamento massivo in grado di semplificare e automatizzare, per quanto possibile, le modifiche delle impostazioni dei parametri descritti.
Per dettagli relativi a questa procedura, fare riferimento alla documentazione della guida rapida: XLite - Attivazione Fatturazione Elettronica.