Le nuove funzionalità sono disponibili a partire dalla versione 3.2.2.1 dei rilasci di XLIte.
Nel seguito verranno descritte le procedure di configurazione e di utilizzo della nuove procedurefunzionalità.
Configurazione licenze e parametri
La prima operazione da completare è la registrazione del codice di attivazione del modulo XML e del modulo PRO nel caso in cui questi non fossero già presenti.
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Aprire quindi la form di configurazione dei parametri e posizionarsi nella pagina indicata nella seguente immagine.
Molti dei flag mostrati in figura, che non approfondiremo in questa sede, sono relativi alle modalità di trasmissione tradizionale dei file XML per la pubblica amministrazione. In questo scenario, di fatto, il file XML prodotto viene memorizzato in una specifica cartella per poi essere trasmesso in modo manuale allo SDI. In un successivo paragrafo vedremo come questa configurazione potrà essere modificata per poter effettuare in modo del tutto automatico anche l'invio dei file XML direttamente sullo SDI, escludendo qualunque altro intervento manuale. Per Anticipiamo che per fare questo sarà necessario installare e configurare un tool aggiuntivo: il Directory Analyzer, che sarà in grado di completare la procedura di invio appoggiandosi al portale Agyo di TeamSystem SpA©.
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- (1) Percorso di salvataggio dei file XML. Impostare una cartella adeguata. Nel caso in cui in sistema sia configurato per l'invio con il Directory Analyzer impostare la cartella radice del tool.
- (2) i due flag impostati hanno effetto solo nel caso in cui i file vengano generati ed inviati verso lo SDI in modo manuale e non tramite il sopracitato Directory Analyzer, attivabile tramite il flag (3).
- (4) questo flag consente di includere all'interno del file XML anche il PDF tradizionale generato dalla procedura. Operando in questo modo il destinatario del documento sarà in grado di visualizzare il PDF tradizionale nel momento in cui accede ai file XML che gli sono stati recapitati tramite il sistema di interscambio SDI. Questo consente, se desiderato, di evitare l'invio del PDF via mail, come invece avveniva in precedenza.
- Il flag (5) consente di attivare alcuni controlli estesi in fase di conferma delle schede cliente. I controlli, non bloccanti, sono in grado di dare un prezioso aiuto nella fase di predisposizione delle anagrafiche con tutti i parametri necessari per il successivo invio dei documenti; si suggerisce quindi di impostare sempre questo flag.
- Le due date indicate al punto (6) consentono di impostare la data di avvio dei processi di fatturazione PA e B2B. Queste date consentiranno di filtrare in automatico i documenti nelle procedure di generazione e invio manuale e massivo dei file XML e di attivare in modo automatico le procedure estese di controllo richieste dalla nuova modalità di generazione delle fatture.
Estensione scheda cliente
La scheda del clienti è stata estesa con alcuni campi aggiuntivi evidenziati nella seguente immagine:
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Per gli utenti privati dovrà essere spuntato il flag "privato (B2B)"; operando in questo modo la procedura valorizzerà in automatico il campo del codice ufficio con il valore "0000000" e verrà anche rimosso il flag di abilitazione allo split payment che nel frattempo si era attivato. Nel caso di anagrafiche estere, il valore impostato sarà invece "XXXXXXX".
Se il cliente possiede uno specifico codice ufficio presso lo SDI (che sarà composto da 7 caratteri, invece dei 6 utilizzati dalla PA), questo potrà essere impostato nel campo del codice ufficio. Nel caso, frequente, nel quale invece il cliente sia sprovvisto di tale codice, il campo potrà essere lasciato valorizzato come "0000000"; In questo caso, il campo che lo identificherà in modo univoco sarà potrà essere l'email PEC. Va peraltro ricordato che, anche in assenza di questo parametro, la procedura sarà in grado di generare delle fatture corrette, lasciando il compito allo SdI di smistare i documenti al destinatario sulla base della partita IVA contenuta nel documento.
Da notare, sulla destra, che la procedura segnala l'assenza del campo email PEC nella scheda anagrafica.
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Una volta compilato anche questo campo, oltre a quello della partita IVA, sempre necessario, torniamo sulla pagina dei dati finanziari.
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L'effetto di questo flag è quello di valorizzare in modo automatico il valore del codice ufficio evidenziato in figura. Scompare inoltre , uguale per tutti i soggetti che si appoggiamo a questo servizio.
Notare inoltre che scompare il messaggio relativo alla all'utilizzo della PEC, che in questa configurazione non viene più preso in considerazione.
Procedura configurazione massiva delle anagrafiche cliente
La procedura indicata sopra risulta molto onerosa in fase di attivazione del servizio in quanto richiede di operare su ogni singolo cliente. E' stata quindi sviluppata una procedura di aggiornamento massivo in grado di semplificare e automatizzare, per quanto possibile, le modifiche delle impostazioni dei parametri descritti.
Oltre alla semplificazione del processo, la presenza della procedura consente di poter operare in anticipo con il controllo e la sistemazione delle anagrafiche, recuperando ove necessario le informazioni mancanti (tipicamente il riferimento alla PEC), evitando di dover reperire e completare questi dati, con urgenza, al momento della trasmissione delle fatture.
La procedura può essere eseguita tramite il comando "Verifica anagrafiche per Fatturazione XML B2B" posto nel menu "Contabilità".
Appena eseguita la procedura viene effettuato un controllo preliminare sulle anagrafiche dei clienti, identificando quelle che, per le loro caratteristiche, dovrebbero essere aggiornate.
Come indicato nel messaggio si suggerisce, alla prima esecuzione, di rispondere NO alla domanda. In questo modo verrà semplicemente prodotto un elenco delle anagrafiche da aggiornare.
Si potrà ad esempio salvare come documentazione una estrazione Excel delle anagrafiche in corso di modifica.
Dopo essere usciti dalla form, ignorare per il momento le altre segnalazione relative ai controlli sugli indirizzi PEC ed eseguire nuovamente la procedura di verifica, rispondendo questa volta in modo affermativo alla richiesta iniziale.
Data la delicatezza della procedura, viene richiesta una doppia conferma, a risposte incrociate. Rispondere quindi questa volta NO alla richiesta per procedere con la procedura di aggiornamento.
Se si desidera, visualizzare nuovamente l'elenco delle anagrafiche modificate.
La procedura procede ora in automatico con un nuovo controllo, per individuare le anagrafiche prive di indirizzo email PEC.
Dopo aver confermato, viene eseguita la procedura di controllo.
Nell'esempio mostrato, vengono individuare 3 anagrafiche che risultano ancora prive di indirizzo email PEC. Una volta confermato il messaggio, viene visualizzato l'elenco di queste anagrafiche.
Le anagrafiche potranno essere modificare ed aggiornate per completare i dati mancanti.
Nel caso in cui i dati mancanti non fossero immediatamente disponibili, potranno essere integrati anche in un secondo tempo, e quindi verificati nuovamente eseguendo ancora la procedura descritta in questo paragrafo.
In caso di applicazioni multi-aziendali con separazione degli archivi dei clienti, questa procedura dovrà essere eseguita separatamente per ogni azienda.
Configurazione parametri invio XML
I parametri relativi all'invio delle fatture XML possono essere impostate nella pagina indicata della form di configurazione dei parametri.
Wizard di predisposizione ed invio massivo dei documenti
La procedura di generazione e invio XML viene completata tramite due passaggi logici, che devono essere completati in sequenza.
- Verifica e Associazione di un documento ad una commessa.
- Generazione e invio file XML.
Nel caso di emissione di documenti per la PA, l'identificazione della commessa è un passaggio obbligatorio, durante il quale vanno necessariamente indicati alcuni parametri aggiuntivi (tra cui: documento di riferimento di origine della commessa, CIG e CUP) .
In caso di fatturazione B2B l'indicazione di una commessa, pur essendo sempre disponibile essenzialmente per scopi gestionali, non risulta obbligatoria. Vedremo infatti che la procedura in questo caso è in grado di generare in modo del tutto automatico dei riferimenti generici ai quali associare i documenti.
La separazione in due fasi consente di verificare predisporre i documenti in anticipo, rimandando ad una secondo tempo la generazione e l'invio dei documenti come XML ufficiali.
Entrambi gli step possono essere completati tramite la console di gestione XML, raggiungibile eseguendo la procedura "Gestione invio XML a Sistema di Interscambio" dal menu "Gestione vendite" di AziendaLite e StudioLite o, nel caso di BancoLite, come action o dal menu "Procedure".
La form della console mostra in griglia i documenti già associati e che risultano ancora in attesa dell'invio.
Nella parte alta della form è possibile operare vari tipi di filtro. Operando con la console è possibile svolgere tutte le operazioni necessarie su singoli clienti, commesse e documenti, esattamente come avveniva in precedenza per la gestione della FatturaPA.
Nella immagine è però messo in evidenza il nuovo Wizard di emissione massiva dei documenti, che verrà descritto nel seguito del paragrafo.
Cliccando sul pulsante indicato appare la form seguente:
Nel primo password del Wizard sono disponibili molte funzionalità che consentono di controllare in modo molto agevole i documenti da inviare:
- Nella parte alta della form (1) è possibile filtrare i documenti visualizzati per cliente, da poterli verificare e gestire più agevolmente.
- Il pulsante (2) consente di effettuare in modo automatico l'associazione dei documenti alle commesse, ove consentito. L'aggancio documento - commessa viene completato in automatico per tutti i clienti privati e per le PA alle quali risulta agganciata una unica commessa. La procedura di aggancio automatico non potrà invece operare solo nel caso in cui:
- Il cliente sia una PA alla quale non sono stati ancora compilati i dati di nessuna commessa. Questa limitazione non esiste per i clienti privati, per il quali la generazione della prima commessa avviene automaticamente.
- Il cliente, sia esso un privato o una PA, ha registrato due o più commesse.
- Per poter gestire i due sottopunti precedenti, sarà possibile agganciare o creare la commessa in modo puntuale operando con il pulsante (3).
- Pulsante (4) consente di annullare l'associazione attiva.
- Tramite pulsante (5) è possibile accedere alla scheda del cliente.
- Il pulsante (6) consente di aprire in modifica il documento.
- Tramite (7) il documento può essere invece ristampato.
- Esportazione in Excel dei dati della griglia (8).
- Tramite il pulsante (9) infine è possibile marcare il documento selezionato in modo che questo non venga ignorato e quindi mai più mostrato tra i documenti da inviare. Questo potrebbe accadere ad esempio per un documento che, per qualche ragione, sia già stato inviato su SDI tramite altri strumenti.
I documenti marcati per essere ignorati possono essere resi nuovamente visibili cliccando sul flag posto nella parte alta della form, come indicato nella figura seguente.
Appena marcato il flag (10) vengono mostrati anche i documenti in precedenza nascosti (il documento 1/1, nell'esempio mostrato in figura).
La marcatura potrà eventualmente essere annullata operando con il pulsante (11). Da notare anche, nella posizione (12) l'indicazione dello stato del documento.
Procediamo ora con l'associazione automatica dei documenti., cliccando sul pulsante (2).
Notiamo che la procedura è riuscita ad agganciare buona parte dei documenti. Nella griglia (13) i documenti marcati appaiono ora su sfondo bianco; per questi risulta inoltre selezionato il primo flag nella posizione (14) e viene valorizzata la commessa nella colonna (15).
Nella parte bassa della form (16) vengono riportati i dati riassuntivi generali, che comprendono:
- Numero di clienti presenti.
- Numero totale dei documenti.
- Totale dei documenti associati.
- Documenti ancora da associare.
- Documenti ignorati.
Notiamo anche che il pulsante (17) risulta ora abilitato, segno che risulta possibile procedere con l'associazione, anche su una selezione parziale dei documenti, confermando di fatto i dati mostrati a video in anteprima.
Prima di procedere proviamo però a valorizzare i dati di commessa per un cliente della PA, nello specifico il Comune di Chiuro. Ci posizioniamo ad esempio sul documento 2/1 e creiamo la prima commessa in modo manuale operando con il pulsante (3).
Confermando la nuova commessa, la griglia del Wizard mostrerà la nuova associazione fatta per il documento selezionato.
Rilanciando a questo punto nuovamente la procedura di associazione automatica verranno agganciati alla commessa anche tutti gli altri documenti del Comune di Chiuro.
Da notare che rimane correttamente escluso il solo documento 1/1, in quanto marcato come "da ignorare".
Procedendo a questo punto con il pulsante "Avanti", i dati mostrati in anteprima sulla form vengono salvati, e si passa alla seguente pagina.
Tramite i pulsanti nella parte alta della form è ancora possibile modificare il documento, ristamparlo o esportare su file XLS i dati visibili nella griglia.
Tramite il pulsante (18) è possibile effettuare una anteprima del file XML.
Premendo il pulsante "Indietro" si può tornare alla pagina precedente per associare altri documenti, prima di procedere con l'elaborazione.
Infine, tramite le due opzioni mostrate nella posizione (19) è possibile indicare se procedere immediatamente con l'invio o terminare le operazioni svolte finora, rimandando l'invio in un secondo momento. Se si sceglie questa seconda opzione, dopo aver premuto il pulsante di avanzamento la Wizard terminerà, avendo completato uno solo dei due step previsti. I documenti pronti per l'invio verranno quindi mostrati nella form principale della console, pronti per essere inviati tramite i pulsanti presenti su questa form, descritti nella prima parte del paragrafo.
Se invece si desidera procedere subito con le opzioni mostrate in figura, cliccando sul pulsante "Avanti", la procedura procede con l'invio, generando tutti gli allegati necessari ed includendoli nei file XML.
Al termine della elaborazione viene mostrata una maschera simile alla seguente.
Appena confermato il Wizard si sposta nella pagina di chiusura.
Nella sintesi vengono mostrati il totale dei file trasmessi o semplicemente predisposti, a seconda della opzione scelta al passo precedente.
Cliccando su "Fine" la procedura viene terminata. Cliccando invece su "Indietro" è anche possibile eseguire nuovamente tutta la procedura, per elaborare i 12 file residuiPer dettagli relativi a questa procedura, fare riferimento alla documentazione della guida rapida: XLite - Attivazione Fatturazione Elettronica.