A seguito della introduzione di nuove funzionalità, o della correzione di errori o anomalie della procedura, SLware produce e rende disponibili, con una certa frequenza, degli aggiornamenti della applicazione.
Si suggerisce di installare sempre gli aggiornamenti disponibili, per assicurarsi di essere sempre allineati con le ultime versioni rilasciate.
Le modalità operative risultano differenziate a seconda del tipo di installazione:
- Installazione su singola postazione. Si tratta della modalità più comune, e di semplice gestione.
- Installazione in rete su più postazioni.
Nel seguito vengono descritte le procedure da seguire nei due casi.
Installazione standard su singola postazione
La procedura di aggiornamento è molto semplice, e può essere riassunta come segue:
- SLware comunica via email la presenza di un nuovo rilascio di una applicazione.
- Cliccando sul link contenuto nella mail il setup potrà essere scaricato sul PC, tipicamente sul desktop.
- Nel caso di installazioni su una singola postazione, il setup può essere eseguito seguendo le opzioni standard.
- Al riavvio della procedura, nella parte alta della applicazione, sarà visibile la nuova versione, come evidenziato nella immagine seguente.
Installazione avanzata in rete
Nel caso di installazioni multi-postazione, la procedura risulta leggermente più dettagliata, anche se i primi due passi sostanzialmente coincidono con il caso precedente.
- SLware comunica via email la presenza di un nuovo rilascio di una applicazione.
- Cliccando sul link contenuto nella mail il setup potrà essere scaricato sul PC, tipicamente sul desktop. Il file del setup deve essere scaricato sulla postazione principale, definita al momento della installazione.
- Il Setup non deve essere eseguito direttamente ma va avviato tramite l'apposita funzionalità di "Verifica aggiornamenti", presente nel menu dell'Area Riservata di AziendaLite e StudioLite, o nel menu "Utility" di BancoLite.
- Appena eseguita la procedura appare il messaggio seguente:
Appena selezionato il file, questo viene copiato nella cartella condivisa in modo che in seguito vi possano accedere anche le altre postazioni della rete.
Al termine dell'aggiornamento, preferibilmente dopo avere riavviato la postazione, accedere almeno una volta alla applicazione.
| Note | ||
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Ricordarsi sempre di accedere almeno una volta dalla postazione principale. In caso contrario i meccanismi di sicurezza che proteggono l'accesso al DB durante l'aggiornamento impedirebbero l'accesso dalle altre postazioni. |
Una volta completato l'aggiornamento della postazione principale, potranno essere avviate le procedure anche sulle postazioni secondarie. Al primo avvio, su ciascuna di queste, verrà eseguito in automatico il setup di aggiornamento, per riallineare anche i binari delle postazioni secondarie alla versione appena installata sulla postazione principale.
| Note | ||
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Nel caso in cui, tipicamente per cause di tipo sistemistico (es. causa antivirus), l'esecuzione del setup di aggiornamento delle postazioni secondarie non venisse eseguito in modo automatico, si potrà procedere in modo manuale, eseguendo su ogni singola postazione, il file di setup scaricato al punto (1). |
La presente documentazione ha lo scopo di descrivere gli effetti dell'adeguamento alla recente normativa nota come Fatturazione Elettronica B2B sulle applicazioni sviluppate da SLware.
Dopo una breve introduzione allo scenario normativo di riferimento, verranno descritti i passi operativi relativi all'attivazione e alla gestione delle nuove funzionalità introdotte.
Indice:
| Table of Contents |
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Scenario normativo
Ambito normativa di riferimento
Con il termine di fatturazione elettronica (FE) ci si riferisce alla possibilità di emettere e conservare le fatture in solo formato digitale.
L'introduzione della FE è avvenuta in modo progressivo:
- Dal 31 marzo 2015 è diventata l'unica modalità di fatturazione consentita per l'emissione di documenti verso le Pubbliche Amministrazioni. L'invio deve avvenire tramite il Sistema di Interscambio (SDI), attraverso un formato standard XML (FatturaPA).
- Dal 1 gennaio 2017 la FE tramite lo SDI è diventata possibile anche per la fatturazione fra privati, rimanendo comunque una opzione facoltativa.
- Dal 1° luglio 2018 la FE B2B è diventata obbligatoria, limitatamente alle operazioni relative alle cessioni di benzina. gasolio per motori, e per le prestazioni di subappaltatori nel quadro di un contratto di appalti pubblici.
- Dal 1° settembre 2018 è diventata obbligatoria per emissione fatture elettroniche tax free shopping.
Dal 1° gennaio 2019 si vedrà l’avvio dell’obbligo allargato a tutte le operazioni tra soggetti privati titolari di partita IVA, comunemente noto come B2B, e verso i consumatori finali, noto come B2C.
Di fatto quindi dal 1° gennaio 2019 la FE diventa obbligatoria per l'emissione di documenti nei confronti di tutte le aziende, siano essere persone fisiche o giuridiche, con la sola esclusione dei clienti esteri.
Impatto sulle procedure software
La gestione della fatturazione verso la pubblica amministrazione (FatturaPA) è già presente da tempo nelle principali applicazioni SLware. Le novità introdotte per la corretta gestione della fatturazione tra privati sono state le seguenti:\
- Estensione della procedura di generazione delle fatture XML, in precedenza vincolata alla valorizzazione di uno specifico "Codice Ufficio" nella anagrafica del destinatario del documento. Nell'ambito della fatturazione B2B esiste come modalità opzionale alla presenza di un codice ufficio, l'utilizzo dell'indirizzo PEC come chiave di identificazione.
- Estensione della anagrafica dei clienti con i nuovi campi resi necessari della nuova procedura di generazione e invio dei documenti XML.
- Procedura di verifica e configurazione massiva delle anagrafiche cliente. L'operazione, che altrimenti avrebbe richiesto una modifica manuale delle singole anagrafiche, potrà essere avviata a discrezione dell'utilizzatore della procedura. Presumibilmente questa operazione verrà effettuata a ridosso della entrata in vigore della normativa prevista per il 1° gennaio 2019.
- Wizard di predisposizione ed invio massivo dei documenti. La presenza di un numero sensibilmente superiore di documenti da inviare ha infatti reso necessaria una procedura in grado di snellire sensibilmente l'operatività.
Applicazioni SLware coinvolte
BancoLite.
StudioLite.
AziendaLite.
Fruttong.
Prerequisiti
L'attivazione delle funzionalità di adeguamento alla FE B2B richiede:
Attivazione modulo XML. Per XLite (BancoLite / StudioLite / AziendaLite) va prevista anche l'attivazione del modulo PRO.
Aggiornamento a FireBird 3.x (automatico con Setup applicazioni).
Attivazione e gestione delle funzionalità
Verranno di seguito illustrate le procedure di attivazione per le diverse procedure.
BancoLite - StudioLite - AziendaLite
Le nuove funzionalità sono disponibili a partire dalla versione 3.2.2.1 dei rilasci.
Nel seguito verranno descritte le procedure di configurazione e di utilizzo della nuove procedure.
Configurazione licenze e parametri
La prima operazione da completare è la registrazione del codice di attivazione del modulo XML e del modulo PRO nel caso in cui questi non fossero già presenti in precedenza.
Come al solito. la registrazione della nuova licenza può essere effettuata dalla pagina "Licenze" della form di configurazione dei parametri.
Aprire quindi la form di configurazione dei parametri e posizionarsi nella pagina indicata nella seguente immagine.
Si suggerisce di impostare i due flag evidenziati:
- Il primo consente di includere all'interno del file XML anche il PDF tradizionale generato dalla procedura. Operando in questo modo il destinatario del documento sarà in grado di visualizzare il documento tradizionale nel momento in cui accede ai file XML che gli sono stati trasmessi dal sistema di interscambio SDI. In sostanza, questo consente, se desiderato, di evitare l'invio del PDF via mail, come avveniva in precedenza.
- Il secondo flag consente di attivare alcuni controlli estesi in fase di conferma delle schede cliente, in grado di dare un prezioso aiuto nella fase di predisposizione delle anagrafiche con tutti i parametri che necessiteranno per il successivo invio dei documenti.
Gli altri flag mostrati in figura, che non approfondiremo in questa sede, sono relativi alle modalità di trasmissione tradizionale dei file XML per la pubblica amministrazione. In questo scenario, di fatto, il file XML prodotto viene memorizzato in una specifica cartella per poi essere trasmesso in modo manuale allo SDI. In un successivo paragrafo vedremo come questa configurazione potrà essere modificata per poter effettuare in modo del tutto automatico anche l'invio dei file XML direttamente sullo SDI. Per fare questo sarà necessario installare e configurare un tool aggiuntivo, che vedremo nel dettaglio in seguito: il Directory Analyzer, che sarà in grado di completare la procedura di invio appoggiandosi al portale Agyo di TeamSystem SpA©.
Estensione scheda cliente
La scheda del clienti è stata estesa con alcuni campi aggiuntivi evidenziati nella seguente immagine:
Il flag "Fatturazione PA-XML" come pure il campo del codice ufficio erano in realtà già presenti ed utilizzati dalla procedura per la precedente procedura di fatturazione XML per la PA.
Per attivare la procedura di emissione anche per i privati va ancora impostato il flag di fatturazione PA-XML.
Se il cliente ha richiesto e possiede uno specifico codice ufficio presso lo SDI (che sarà composto da 7 caratteri, invece dei 6 utilizzati dalla PA), questo potrà essere impostato nel campo del codice ufficio. Nel caso, frequente nel quale invece il cliente sia sprovvisto di un codice ufficio, dovrà essere messa la spunta sul flag "privato (B2B)". operando in questo modo la procedura valorizzerà in automatico il campo del codice ufficio con il valore "0000000" e verrà anche rimosso il flag di abilitazione allo split payment che nel frattempo si era attivato.
Da notare, sulla destra, che la procedura segnala l'assenza del campo email PEC nella scheda anagrafica, necessario per poter completare in seguito l'invio del file XML.
Una volta compilato anche questo campo, torniamo sulla pagina dei dati finanziari.
Vediamo ora come la scritta non evidenzi più la situazione di errore.
Nel caso in cui il cliente destinatario utilizzi il servizio Agyo di TeamSystem potrà essere impostato il relativo flag, come evidenziato nella seguente immagine:
L'effetto di questo flag è quello di valorizzare in modo automatico il valore del codice ufficio evidenziato in figura.
Procedura configurazione massiva delle anagrafiche cliente
La procedura indicata sopra risulta molto onerosa in fase di attivazione del servizio in quanto richiede di operare su ogni singolo cliente. E' stata quindi sviluppata una procedura di aggiornamento massivo in grado di semplificare e automatizzare, per quanto possibile, le modifiche delle impostazioni dei parametri.
Un'altro fattore molto importante consiste nella possibilità di individuare preventivamente le anagrafiche necessariamente da completare (ad esempio con la registrazione del campo della mail PEC), evitando di dover reperire e completare questi dati al momento della trasmissione delle fatture.
La procedura può essere eseguita tramite il comando "Verifica anagrafiche per Fatturazione XML B2B" posto nel menu "Contabilità".
Appena eseguita la procedura viene effettuato un controllo sulle anagrafiche dei clienti, identificando quelle che, per le loro caratteristiche dovrebbero essere aggiornate.
Come suggerito nel messaggio si suggerisce, alla prima esecuzione, di rispondere NO alla domanda.
Si suggerisce quindi, nell'elenco che appare, di salvare come documentazione una estrazione Excel delle anagrafiche in corso di modifica.
Dopo essere uscita dalla form ignorare per il momento le altre segnalazione relative ai controlli sugli indirizzi PEC, ed eseguire nuovamente la procedura di verifica, rispondendo questa volta in modo affermativo alla richiesta iniziale.
Rispondere questa volta NO alla richiesta per procedere con la procedura di aggiornamento.
Se si desidera, visualizzare nuovamente l'elenco delle anagrafiche modificate.
La procedura procede ora con un nuovo controllo, per individuare le anagrafiche prive di indirizzo email PEC.
Dopo aver confermato, viene eseguita la procedura di controllo.
Nell'esempio mostrato, vengono individuare 3 anagrafiche che risultano ancora prive di indirizzo email PEC. Una volta confermato il messaggio, viene visualizzato l'elenco delle anagrafiche.
Le anagrafiche potranno essere modificare ed aggiornate per completare i dati mancanti.
Nel caso in cui i dati mancanti non fossero immediatamente disponibili, potranno essere integrati anche in un secondo tempo, e quindi verificati eseguendo nuovamente la medesima procedura descritta in questo paragrafo.
In caso di applicazioni multi-aziendali con separazione degli archivi dei clienti, questa medesima procedura dovrà essere eseguita separatamente per ogni azienda.
Wizard di predisposizione ed invio massivo dei documenti
La console di gestione XML è raggiungibile tramite la procedura "Gestione invio XML a Sistema di Interscambio", disponibile nel menu "Gestione vendite" di AziendaLite e StudioLite, o, nel caso di BancoLite, come action o dal menu "Procedure".
La procedura di generazione e invio XML viene completata tramite due passaggi logici, che devono essere completati in sequenza.
- Verifica e Associazione di un documento ad una commessa.
- Generazione e invio file XML.
Nel caso di emissione di documenti per la PA, l'identificazione della commessa è un passaggio obbligatorio, durante il quale vanno necessariamente indicati alcuni parametri aggiuntivi (tra cuiç documento di riferimento di origine della commessa, CIG e CUP) .
In caso di fatturazione B2B l'indicazione di una commessa, pur essendo sempre disponibile essenzialmente per scopi gestionali, non risulta obbligatoria. Vedremo infatti che la procedura in questo caso è in grado di generare in modo del tutto automatico dei riferimenti generici ai quali associare i documenti.
Come accennato sopra la fare di controllo generazione dei file XML può essere svolta in due passi, eventualmente anche in tempi differenti. Questo consente di verificare predisporre i documenti in anticipo, rimandando ad una seconda fase la gfenerazione e l'invio dei documenti come XML ufficiali.
La form della console mostra in griglia i documenti già associati e che risultano ancora in attesa dell'invio.
Nella parte alta della form è possibile operare vari tipi di filtro. Con i pulsati è possibile operare in modo puntuale su singoli clienti, commesse e documenti, esattamente come avveniva in precedenza per la gestione della FatturaPA.
Nella immagine è messa in evidenza il nuovo Wizard di emissione massiva dei documenti, che verrà descritto nel seguito del paragrafo. Cliccando sul pulsante indicato appare la form seguente:
Nel primo password del Wizard sono disponibili molte funzionalità che consentono di controllare in modo molto agevole i documenti da inviare:
- Nella parte alta della form esiste un pulsante (1) tramite il quale è possibile filtrare i documenti per cliente, così da poterli verificare più agevolmente.
- Il pulsante (2) consente di effettuare in modo automatico l'associazione dei documenti alle commesse, ove consentito. L'aggancio documento - commessa viene completato in automatico per tutti i clienti privati e per le PA alle quali risulta agganciata una unica commessa. La procedura di aggancio automatico non potrà valorizzare l'aggancio solo nel caso in cui:
- Il cliente sia una PA alla quale non sono stati ancora compilati i dati di una commessa.
- Il cliente, sia esso un privato o una PA, ha registrato due o più commesse.
- Nei due sottopunti precedenti, sarà possibile agganciare o creare la commessa in modo puntuale operando con il pulsante (3).
- Pulsante (4) consente di annullare l'associazione attiva.
- Tramite pulsante (5) è possibile accedere alla scheda del cliente.
- Il pulsante (6) consente di aprire in modifica il documento.
- Ristampa documento tramite (7).
- Esportazione in Excel dei dati della griglia (8).
- Tramite il pulsante (9) infine è possibile marcare il documento selezionato in mo che questo non venga più mostrato tra i documenti da inviare. Questo potrebbe accadere ad esempio per un documento che, per qualche ragione, sia già stato inviato su SDI tramite altri strumenti.
I documenti marcati per essere ignorati possono essere resi nuovamente visibili cliccando sul flag posto nella parte alta della form.
Appena marcato il flag (10) vengono mostrati anche i documenti in precedenza nascosti (il documento 1/1, nell'esempio mostrato in figura). La marcatura potrà eventualmente essere annullata operando con il pulsante (11).
Da notare anche, nella posizione (12) l'indicazione dello stato del documento.
Procediamo ora con l'associazione automatica dei documenti., cliccando sul pulsante (2).
Notiamo che la procedura è riuscita ad agganciare buona parte dei documenti. Nella griglia (13) i documenti marcati appaiono ora su sfondo bianco. Risulta inoltre marcato il primo flag nella posizione (14) e viene valorizzata la commessa nella colonna (15).
Nella parte bassa della form (16) vengono riportati i dati riassuntivi generali, che comprendono:
- Numero di clienti presenti.
- Numero totale dei documenti.
- Totale dei documenti associati.
- Documenti ancora da associare.
- Documenti ignorati.
Notiamo anche che il pulsante (17) risulta ora abilitato, segno che risulta possibile procedere con l'associazione, confermando i dati mostrati a video.
Prima di procedere mostriamo come valorizzare i dati di commessa per un cliente della PA, nello specifico il Comune di Chiuro.
Ci posizioniamo ad esempio sul documento 2/1 e creiamo la prima commessa in modo manuale operando con il pulsante (3).
Confermando tutto la griglia del Wizard mostra la nuova associazione fatta.
Rilanciando a questo punto nuovamente la procedura di associazione automatica verranno agganciati alla commessa anche tutti gli altri documenti del Comune di Chiuro.
Da notare che rimane correttamente escluso il solo documento 1/1, in quanto marcato come "da ignorare".
Procedendo a questo punto con il pulsante "Avanti", i dati mostrati in anteprima sulla form vengono salvati, e si passa alla seguente pagina.
Tramite i pulsanti nella parte alta della form è ancora possibile modificare il documento, ristamparlo o esportare su file XLS i dati visibili nella griglia.
Tramite il pulsante (18) è possibile effettuare una anteprima del file XML.
Premendo il pulsante "Indietro" si può tornare alla pagina precedente per associare altri documenti.
Infine, tramite le due opzioni mostrate nella posizione (19) è possibile indicare se procedere immediatamente con l'invio o terminare le operazioni svolte finora, rimandando l'invio in un secondo momento. Se si sceglie questa seconda opzione, dopo aver premuto il pulsante di avanzamento la Wizard terminerà, avendo completato uno solo dei due step previsti. I documenti pronti per l'invio verranno quindi mostrati nella form principale della console, pronti per essere inviati tramite i pulsanti di questa form descritti nella prima parte del paragrafo.
Se invece si procedere subito con le opzioni mostrate in figura, cliccando sul pulsante "Avanti", la procedura procede con l'invio, se necessario generando tutti gli allegati necessari da includere nei file XML.
Al termine della elaborazione viene mostrata una maschera simile alla seguente.
Appena confermato il Wizard si sposta nella pagina di chiusura.
Nella sintesi vengono mostrati il totale dei file trasmessi o semplicemente predisposti.
Cliccando su "Fine" la procedura viene terminata. Cliccando invece su "Indietro" è possibile eseguire di nuovo tutta la procedura, per elaborare i 12 file residui.
Configurazione del Directory Analyzer (TeamSystem spa
<da completare>
flag da impostare e definizione cartelle sulle quali salvare i file
Fruttong
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