La procedura di fatturazione elettronica B2B / B2C come da normativa (nel seguito indicata con il termine FE), secondo le indicazioni attuali della normativa, entrerà in vigore a partire dal 1-1-2019 . A partire da quella data tutte le fatture emesse, con pochissime poche eccezioni, dovranno essere generate in formato elettronico XML.
La data del 31-12-2018 rappresenta quindi un momento molto importante di cambiamento. Al di là del formato del filedella esigenza di generare i documenti con il nuovo formato XML, con la gestione delle fatture elettroniche entrano in gioco parecchi ulteriori vincoli e controlli che non avevano luogo con il precedente meccanismo di emissione tradizionale, in buona parte già presenti con la vecchia normativa, ma ora molto più rigidi e vincolanti.
In particolare, sulle anagrafiche della azienda emittente e dei clienti, a partire dal 1-1-2019 saranno attivati dei nuovi controlli, che impediranno la generazione delle fatture prive dei parametri corretti.
Le procedure XLite comprendono rendono disponibili una serie di strumenti che aiutano a gestire in modo agevole e sicuro questo momento di passaggio, ma che devono essere bene conosciuti.
Questi strumenti, semplici e guidati, verranno descritti in questa sezione, e che possono essere schematizzati nei seguenti passi operativi:
- Controllo e sistemazione preliminari delle anagrafiche clienti. Queste procedure possono venire applicate già nel corso del 2018, e consentiranno di rendere molto più agevole il passaggio a cavallo dell'anno 2018 / 2019.
- Procedure di attivazione massiva delle anagrafiche clienti. Al cambio dell'anno tutte le anagrafiche dovranno venire abilitate alla fatturazione; delle procedure apposite consentiranno di effettuare questa operazione in modo automatico sull'intero archivio.
- Attivazione del connettore di invio dei dati al servizio Agyo, nel . Nel caso in cui sia stato sottoscritto questo servizio, sarà possibile attivare un meccanismo di invio automatico . Il sistema di invio in questo caso, per della fatture al Sistema di interscambio. Per ragioni di sicurezza, questo meccanismo viene sempre installato in modalità non attiva . Per poter effettuare e va quindi esplicitamente sbloccato prima di procedere con l'invio in sarà quindi necessario preventivamente attivare un apposito flag, come descritto di seguito.
Nel resto della sezione verranno approfonditi questi tre step.
Sistemazione preventiva anagrafiche
In Le procedure XLite in fase di salvataggio creazione o modifica delle anagrafiche clienti entrano in gioco effettuano numerosi controlli che guidano nel salvataggio per garantire la correttezza dei dati . A salvati. Come già ricordato in precedenza, a partire dal 1-1-2019 questi controlli verranno ulteriormente elevati per poter soddisfare i requisiti della FE.
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Si può quindi procedere con le correzioni cliccando sul pulsante "Modifica". Rientrando nella form le segnalazioni evidenziate verranno rimosse man mano che si procede con la correzione.
Tramite il pulsante "Esporta" si potrà se si desidera salvare come documentazione una estrazione Excel delle anagrafiche in corso di modifica.
Nel caso in cui i dati mancanti non fossero immediatamente disponibili, potranno essere integrati anche in un secondo tempo, e quindi verificati nuovamente eseguendo ancora la procedura descritta in questo paragrafo.
In caso di applicazioni multi-aziendali con separazione degli archivi dei clienti, questa procedura dovrà essere eseguita per ogni azienda.
Casi particolari
Alcune considerazioni vanno fatte per alcune categorie particolari di anagrafiche.
Anzitutto, alcuni clienti potrebbero essere stati registrati per scopi diversi dalla produzione di fatture, ad esempio per la gestione di documenti alternativi alla fattura, che non richiedono gli stessi vincoli.
Per questo tipo di anagrafiche potrà essere impostato il flag indicato con (1) nella seguente immagine. La presenza di questo flag esclude i normali controlli in fase di salvataggio della anagrafica.
Ovviamente, il tentativo di utilizzo di una di queste anagrafiche per l'emissione di una fattura genererà una segnalazione di errore.
Un'altra categoria sulla quale è necessario fare delle valutazioni è quella delle anagrafiche straniere (o assimilabili, come ad esempio i residenti in zone extra-doganali). Esiste infatti la sola facoltà (e non : l'obbligo ) di includere anche questa categoria tra le anagrafiche per le quali generare le fatture elettroniche.
Un cliente viene anzitutto identificato come straniero se viene impostato il flag indicato al punto (2) della immagine precedenteI tipi di controlli che verranno applicati a queste anagrafiche, dipendono dal valore attribuito al flag evidenziato nella seguente form di personalizzazione. L'inclusione o meno delle anagrafiche estere nel processo di emissione delle fatture elettroniche, essendo una facoltà a discrezione della azienda, va indicato tra i parametri di configurazione come evidenziato nella seguente immagine.
Sistemazione anagrafiche a fine anno
Le anagrafiche dei clienti possono essere attivate per la fatturazione elettronica, impostando su ognuna di queste L'abilitazione alla fatturazione elettronica è un parametro definito a livello della singola anagrafiche. Per attivare l'emissione delle fatture, va impostato il flag evidenziato nella immagine seguente.
Se disponibile, potrà essere indicato il codice ufficio. In alternativa si potrà utilizzare il codice fisso "0000000", valido per tutte le anagrafiche private non estere. Nel caso di anagrafiche estere, la procedura proporrà in automatico il codice "XXXXXXX".
Si ricorda anzitutto che impostando questo flag come evidenziato in figura già nel 2018, si attiva immediatamente immediatamente sul cliente l'emissione di fatture elettroniche (cosa lecita. Questo comportamento è corretto: la data del 1-1-2019 rappresenta infatti la data di inizio dell'obbligo, , ma questo non impedisce di poter inviare fatture XML anche durante il 2018, non solo verso la PA ma anche a normali privati. E' quindi necessario porre attenzione a quando si imposta questo flag, per evitare di generare per errore fatture già predisposte per l'invio XML.
A fine anno, esattamente a cavallo tra il 2018 e il 2019, sarà Sarà quindi necessario operare una impostazione massiva dei flag per tutte le anagrafiche esattamente a cavallo tra il 2018 e il 2019. Per semplificare le operazioni questa operazione è stata sviluppata una apposita procedura, richiamabile come illustrato nella seguente immagine, valida per nelle seguenti immagini.
Per BancoLite.
O, per Per AziendaLite/StudioLite:
Una volta eseguita la procedura (nel 2018) viene mostrato il seguente messaggio di controllo.
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Gestione dei sezionali
Le fatture elettroniche vengono vengoeno automaticamente agganciate al sezionale impostato nella seguente pagina di configurazione:
Tutte A differenza della procedure di emissione delle fatture tradizionali, che consentono di impostare più liberamente i sezionali, tutte le fatture elettroniche vengono quindi prodotte con il medesimo sezionale.
Nei prossimi rilasci verrà implementata una modalità molto più flessibile, per gestire anche la presenza di sezionali multipli.
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Generazione fatture XML ed invio su
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Agyo
La produzione dei file XML può essere effettuata in due differenti modalità:
- Generazione file XML senza invio.
- Gestione ed invio automatico dei file XML al Sistema di Interscambio tramite la piattaforma Agyo di TeamSystem.
Nel primo caso la configurazione applicata dovrà essere la seguente:
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Da notare l'assenza del flag di invio tramite Directory Analyzer. I file in questo caso saranno semplicemente posizionati, singolarmente o con come unico file ZIP, in una cartella sul desktop. In questa modalità, il caricamento dei file predisposti sul Sistema di Interscambio dovrà essere effettuato manualmente.
Nel caso in cui si sia stato sottoscritto il meccanismo di invio automatico tramite Directory Analyzer, per poter procedere con l'invio, sarà necessario anzitutto attivare il flag sulle postazioni abilitate, come indicato nella immagine seguente.
Come evidenziato nella immagine, di default infatti l'invio risulta non abilitatoindicato in precedenza questo flag viene lasciato NON impostato in fase di installazione, per evitare invii involontari, e va quindi esplicitamente attivato per poter completare l'invio delle fatture prodotte.
Gestione errori di invio del Directory Analyzer
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