xxx FE - Fatturazione Elettronica B2B

Verranno di seguito illustrate le procedure di attivazione per le diverse procedure.

BancoLite - StudioLite - AziendaLite

Le nuove funzionalità sono disponibili a partire dalla versione 3.2.2.1 dei rilasci.

Nel seguito verranno descritte le procedure di configurazione e di utilizzo della nuove procedure.

Configurazione licenze e parametri

La prima operazione da completare è la registrazione del codice di attivazione del modulo XML e del modulo PRO nel caso in cui questi non fossero già presenti.

Come al solito. la registrazione della nuova licenza può essere effettuata dalla pagina "Licenze" della form di configurazione dei parametri.

Una volta registrata la licenza, si può procedere con la configurazione del servizio.

Aprire quindi la form di configurazione dei parametri e posizionarsi nella pagina indicata nella seguente immagine.

Molti dei flag mostrati in figura, che non approfondiremo in questa sede, sono relativi alle modalità di trasmissione tradizionale dei file XML per la pubblica amministrazione. In questo scenario, di fatto, il file XML prodotto viene memorizzato in una specifica cartella per poi essere trasmesso in modo manuale allo SDI. In un successivo paragrafo vedremo come questa configurazione potrà essere modificata per poter effettuare in modo del tutto automatico anche l'invio dei file XML direttamente sullo SDI, escludendo qualunque altro intervento manuale. Per fare questo sarà necessario installare e configurare un tool aggiuntivo: il Directory Analyzer, che sarà in grado di completare la procedura di invio appoggiandosi al portale Agyo di TeamSystem SpA©.

Si suggerisce di impostare i flag evidenziati secondo la seguente logica:

• (1) Percorso di salvataggio dei file XML. Impostare una cartella adeguata. Nel caso in cui in sistema sia configurato per l'invio con il Directory Analyzer impostare la cartella radice del tool.
• (2) i due flag impostati hanno effetto solo nel caso in cui i file vengano generati ed inviati verso lo SDI in modo manuale e non tramite il sopracitato Directory Analyzer, attivabile tramite il flag (3).
• (4) questo flag consente di includere all'interno del file XML anche il PDF tradizionale generato dalla procedura. Operando in questo modo il destinatario del documento sarà in grado di visualizzare il PDF tradizionale nel momento in cui accede ai file XML che gli sono stati recapitati tramite il sistema di interscambio SDI. Questo consente, se desiderato, di evitare l'invio del PDF via mail, come invece avveniva in precedenza.
• Il flag (5) consente di attivare alcuni controlli estesi in fase di conferma delle schede cliente. I controlli, non bloccanti, sono in grado di dare un prezioso aiuto nella fase di predisposizione delle anagrafiche con tutti i parametri necessari per il successivo invio dei documenti; si suggerisce quindi di impostare sempre questo flag.
• Le due date indicate al punto (6) consentono di impostare la data di avvio dei processi di fatturazione PA e B2B. Queste date consentiranno di filtrare in automatico i documenti nelle procedure di generazione e invio manuale e massivo dei file XML.

Estensione scheda cliente

 La scheda del clienti è stata estesa con alcuni campi aggiuntivi evidenziati nella seguente immagine:

Il flag "Fatturazione PA-XML" come pure il campo del codice ufficio erano in realtà già presenti ed utilizzati dalla precedente procedura di fatturazione XML per la PA.

L'attivazione della procedura di emissione per i privati richiede ancora l'impostazione del flag di fatturazione PA-XML.

Per gli utenti privati dovrà essere spuntato il flag "privato (B2B)"; operando in questo modo la procedura valorizzerà in automatico il campo del codice ufficio con il valore "0000000" e verrà anche rimosso il flag di abilitazione allo split payment che nel frattempo si era attivato.

Se il cliente possiede uno specifico codice ufficio presso lo SDI (che sarà composto da 7 caratteri, invece dei 6 utilizzati dalla PA), questo potrà essere impostato nel campo del codice ufficio. Nel caso, frequente nel quale invece il cliente sia sprovvisto di tale codice, il campo potrà essere lasciato valorizzato come "0000000"; In questo caso, il campo che lo identificherà in modo univoco sarà l'email PEC.

Da notare, sulla destra, che la procedura segnala l'assenza del campo email PEC nella scheda anagrafica.

Una volta compilato anche questo campo, torniamo sulla pagina dei dati finanziari.

Notiamo ora come la scritta non evidenzi più la situazione di errore.

Nel caso in cui il cliente destinatario utilizzi il servizio Agyo di TeamSystem potrà essere impostato il relativo flag, come evidenziato nella seguente immagine:

L'effetto di questo flag è quello di valorizzare in modo automatico il valore del codice ufficio evidenziato in figura. Scompare inoltre il messaggio relativo alla PEC, che in questa configurazione non viene più preso in considerazione.

Procedura configurazione massiva delle anagrafiche cliente

La procedura indicata sopra risulta molto onerosa in fase di attivazione del servizio in quanto richiede di operare su ogni singolo cliente. E' stata quindi sviluppata una procedura di aggiornamento massivo in grado di semplificare e automatizzare, per quanto possibile, le modifiche delle impostazioni dei parametri descritti.

Oltre alla semplificazione del processo, la presenza della procedura consente di poter operare in anticipo con il controllo e la sistemazione delle anagrafiche, recuperando ove necessario le informazioni mancanti (tipicamente il riferimento alla PEC), evitando di dover reperire e completare questi dati, con urgenza, al momento della trasmissione delle fatture.

La procedura può essere eseguita tramite il comando "Verifica anagrafiche per Fatturazione XML B2B" posto nel menu "Contabilità".

Appena eseguita la procedura viene effettuato un controllo preliminare sulle anagrafiche dei clienti, identificando quelle che, per le loro caratteristiche, dovrebbero essere aggiornate.

Come indicato nel messaggio si suggerisce, alla prima esecuzione, di rispondere NO alla domanda. In questo modo verrà semplicemente prodotto un elenco delle anagrafiche da aggiornare.

Si potrà ad esempio salvare come documentazione una estrazione Excel delle anagrafiche in corso di modifica.

Dopo essere usciti dalla form, ignorare per il momento le altre segnalazione relative ai controlli sugli indirizzi PEC ed eseguire nuovamente la procedura di verifica, rispondendo questa volta in modo affermativo alla richiesta iniziale.

Data la delicatezza della procedura, viene richiesta una doppia conferma, a risposte incrociate. Rispondere quindi questa volta NO alla richiesta per procedere con la procedura di aggiornamento.

Se si desidera, visualizzare nuovamente l'elenco delle anagrafiche modificate.

La procedura procede ora in automatico con un nuovo controllo, per individuare le anagrafiche prive di indirizzo email PEC.

Dopo aver confermato, viene eseguita la procedura di controllo.

Nell'esempio mostrato, vengono individuare 3 anagrafiche che risultano ancora prive di indirizzo email PEC. Una volta confermato il messaggio, viene visualizzato l'elenco di queste anagrafiche.

Le anagrafiche potranno essere modificare ed aggiornate per completare i dati mancanti.

Nel caso in cui i dati mancanti non fossero immediatamente disponibili, potranno essere integrati anche in un secondo tempo, e quindi verificati nuovamente eseguendo ancora la procedura descritta in questo paragrafo.

In caso di applicazioni multi-aziendali con separazione degli archivi dei clienti, questa procedura dovrà essere eseguita separatamente per ogni azienda.

Configurazione parametri invio XML

I parametri relativi all'invio delle fatture XML possono essere impostate nella pagina indicata della form di configurazione dei parametri.

Wizard di predisposizione ed invio massivo dei documenti

La procedura di generazione e invio XML viene completata tramite due passaggi logici, che devono essere completati in sequenza.

• Verifica e Associazione di un documento ad una commessa.
• Generazione e invio file XML.

Nel caso di emissione di documenti per la PA, l'identificazione della commessa è un passaggio obbligatorio, durante il quale vanno necessariamente indicati alcuni parametri aggiuntivi (tra cui: documento di riferimento di origine della commessa, CIG e CUP) .

In caso di fatturazione B2B l'indicazione di una commessa, pur essendo sempre disponibile essenzialmente per scopi gestionali, non risulta obbligatoria. Vedremo infatti che la procedura in questo caso è in grado di generare in modo del tutto automatico dei riferimenti generici ai quali associare i documenti.

La separazione in due fasi consente di verificare predisporre i documenti in anticipo, rimandando ad una secondo tempo la generazione e l'invio dei documenti come XML ufficiali.

Entrambi gli step possono essere completati tramite la console di gestione XML, raggiungibile eseguendo la procedura "Gestione invio XML a Sistema di Interscambio" dal menu "Gestione vendite" di AziendaLite e StudioLite o, nel caso di BancoLite, come action o dal menu "Procedure".

La form della console mostra in griglia i documenti già associati e che risultano ancora in attesa dell'invio.

Nella parte alta della form è possibile operare vari tipi di filtro. Operando con la console è possibile svolgere tutte le operazioni necessarie su singoli clienti, commesse e documenti, esattamente come avveniva in precedenza per la gestione della FatturaPA.

Nella immagine è però messo in evidenza il nuovo Wizard di emissione massiva dei documenti, che verrà descritto nel seguito del paragrafo.

Cliccando sul pulsante indicato appare la form seguente:

Nel primo password del Wizard sono disponibili molte funzionalità che consentono di controllare in modo molto agevole i documenti da inviare:

• Nella parte alta della form (1) è possibile filtrare i documenti visualizzati per cliente, da poterli verificare e gestire più agevolmente.
• Il pulsante (2) consente di effettuare in modo automatico l'associazione dei documenti alle commesse, ove consentito. L'aggancio documento - commessa viene completato in automatico per tutti i clienti privati e per le PA alle quali risulta agganciata una unica commessa. La procedura di aggancio automatico non potrà invece operare solo nel caso in cui:
  • Il cliente sia una PA alla quale non sono stati ancora compilati i dati di nessuna commessa. Questa limitazione non esiste per i clienti privati, per il quali la generazione della prima commessa avviene automaticamente.
  • Il cliente, sia esso un privato o una PA, ha registrato due o più commesse.
• Per poter gestire i due sottopunti precedenti, sarà possibile agganciare o creare la commessa in modo puntuale operando con il pulsante (3).
• Pulsante (4) consente di annullare l'associazione attiva.
• Tramite pulsante (5) è possibile accedere alla scheda del cliente.
• Il pulsante (6) consente di aprire in modifica il documento.
• Tramite (7) il documento  può essere invece ristampato.
• Esportazione in Excel dei dati della griglia (8).
• Tramite il pulsante (9) infine è possibile marcare il documento selezionato in modo che questo non venga ignorato e quindi mai più mostrato tra i documenti da inviare. Questo potrebbe accadere ad esempio per un documento che, per qualche ragione, sia già stato inviato su SDI tramite altri strumenti.

I documenti marcati per essere ignorati possono essere resi nuovamente visibili cliccando sul flag posto nella parte alta della form, come indicato nella figura seguente.

Appena marcato il flag (10) vengono mostrati anche i documenti in precedenza nascosti (il documento 1/1, nell'esempio mostrato in figura).

La marcatura potrà eventualmente essere annullata operando con il pulsante (11). Da notare anche, nella posizione (12) l'indicazione dello stato del documento.

Procediamo ora con l'associazione automatica dei documenti., cliccando sul pulsante (2).

Notiamo che la procedura è riuscita ad agganciare buona parte dei documenti. Nella griglia (13) i documenti marcati appaiono ora su sfondo bianco; per questi risulta inoltre selezionato il primo flag nella posizione (14) e viene valorizzata la commessa nella colonna (15).

Nella parte bassa della form (16) vengono riportati i dati riassuntivi generali, che comprendono:

• Numero di clienti presenti.
• Numero totale dei documenti.
• Totale dei documenti associati.
• Documenti ancora da associare.
• Documenti ignorati.

Notiamo anche che il pulsante (17) risulta ora abilitato, segno che risulta possibile procedere con l'associazione, anche su una selezione parziale dei documenti, confermando di fatto i dati mostrati a video in anteprima.

Prima di procedere proviamo però a valorizzare i dati di commessa per un cliente della PA, nello specifico il Comune di Chiuro. Ci posizioniamo ad esempio sul documento 2/1 e creiamo la prima commessa in modo manuale operando con il pulsante (3).

Confermando la nuova commessa, la griglia del Wizard mostrerà la nuova associazione fatta per il documento selezionato.

Rilanciando a questo punto nuovamente la procedura di associazione automatica verranno agganciati alla commessa anche tutti gli altri documenti del Comune di Chiuro.

Da notare che rimane correttamente escluso il solo documento 1/1, in quanto marcato come "da ignorare".

Procedendo a questo punto con il pulsante "Avanti", i dati mostrati in anteprima sulla form vengono salvati, e si passa alla seguente pagina.

Tramite i pulsanti nella parte alta della form è ancora possibile modificare il documento, ristamparlo o esportare su file XLS i dati visibili nella griglia.

Tramite il pulsante (18) è possibile effettuare una anteprima del file XML.

Premendo il pulsante "Indietro" si può tornare alla pagina precedente per associare altri documenti, prima di procedere con l'elaborazione.

Infine, tramite le due opzioni mostrate nella posizione (19) è possibile indicare se procedere immediatamente con l'invio o terminare le operazioni svolte finora, rimandando l'invio in un secondo momento. Se si sceglie questa seconda opzione, dopo aver premuto il pulsante di avanzamento la Wizard terminerà, avendo completato uno solo dei due step previsti. I documenti pronti per l'invio verranno quindi mostrati nella form principale della console, pronti per essere inviati tramite i pulsanti presenti su questa form, descritti nella prima parte del paragrafo.

Se invece si desidera procedere subito con le opzioni mostrate in figura, cliccando sul pulsante "Avanti", la procedura procede con l'invio, generando tutti gli allegati necessari ed includendoli nei file XML.

Al termine della elaborazione viene mostrata una maschera simile alla seguente.

Appena confermato il Wizard si sposta nella pagina di chiusura.

Nella sintesi vengono mostrati il totale dei file trasmessi o semplicemente predisposti, a seconda della opzione scelta al passo precedente.

Cliccando su "Fine" la procedura viene terminata. Cliccando invece su "Indietro" è anche possibile eseguire nuovamente tutta la procedura, per elaborare i 12 file residui.

Fruttong

Per quanto riguarda la produzione e l'invio delle fatture XML, Fruttong si appoggia, in modo del tutto trasparente, ad una particolare configurazione della applicazione BancoLite, che viene automaticamente eseguita cliccando sul pulsante "Invio file XML" nel menu "Procedure".

Una volta eseguito, BancoLite è in grado di estrarre documenti e anagrafiche dal DB di Fruttong, replicandoli nel proprio DB, prima di produrre i file XML da inviare.

Per quanto riguarda la procedura di generazione ed invio XML valgono quindi integralmente le considerazioni esposte nella sezione precedente, che verranno integrate con alcune informazioni specifiche dell'applicazione Fruttong.

Attivazione invio XML

<DA COMPLETARE>

Attivazione flag invio XML su form personalizzazioni.

Anagrafica clienti

Sulla anagrafica dei clienti sono stati aggiunti nuovi campi ed etichette descrittive.

Come evidenziato nella immagine, è stato aggiunto un nuovo campo per contenere l'indirizzo di email PEC, necessario per l'invio delle fatture XML alle aziende private.

Al campo del Codice Univoco Ufficio, già presente in precedenza, è stato affiancato il pulsante "Agyo", che consente di impostare in automatico il codice ufficio necessario per poter inviare le fatture a clienti registrati sull'omonimo portale di TeamSystem SpA©.

Nella immagine vengono infine evidenziate alcune etichette, in sola lettura, che danno indicazione sul tipo di aggancio (PA o B2B), che a sua volta dipende dalla lunghezza del codice (6 o 7 caratteri).

L'ultima etichetta, "XML", riporta le impostazioni del flag "Abilita generazione fatture XML" posto nella pagina successiva.

Nella immagine viene evidenziato anche il flag della attivazione dello Split Payment che, ricordiamo, può essere attivato solo nel caso di fatturazione PA.

Procedura configurazione massiva delle anagrafiche cliente

Essendo le anagrafiche dei clienti generate su Fruttong, anche in questa applicazione è stata integrata una procedura di controllo e configurazione massiva.

Questa procedura andrà eseguita a ridosso della entrata in vigore della normativa, e dovrà essere ripetuta per ogni azienda registrata su Fruttong.

La procedura è richiamabile dalla pagina "Utilità" della form delle personalizzazioni (menu "Servizi"), come mostrato nella figura che segue.

Cliccando sul pulsante viene avviato il controllo e, se richiesto, la modifica massiva delle anagrafiche.

Rispondendo NO alla domanda precedente appare una lista di anagrafiche che andranno modificate.

Se necessario, si potrà salvare copia di quanto mostrato a video cliccando sul pulsante evidenziato, prima di chiudere la form.

Ignorare per il momento i messaggi di controllo sulla presenza degli indirizzi di mail PEC, che assumeranno importanza in seguito.

Le anagrafiche mostrate potranno essere eventualmente verificate, se si desidera, prima di eseguire nuovamente questa procedura.

Per procedere, rispondere positivamente alla precedente domanda, e quindi, in modo incrociato, negativamente alla seguente richiesta di conferma.

Dopo aver cliccato NO, la procedura di migrazione massiva viene avviata e, al termine, viene visualizzato l'esito.

Viene quindi avviata la procedura di controllo della presenza degli indirizzi di email PEC, che verificherà lo stato di tutte le anagrafiche, tra cui certamente anche quelle appena elaborate.

Al termine della verifica viene mostrato al solito l'esito e quindi l'elenco delle anagrafiche da sistemare.

La sistemazione di queste anagrafiche dovrà necessariamente essere fatta integrando manualmente le informazioni mancanti. Una volta fatto questo, potrà essere nuovamente lanciata, a scopo di verifica, questa stessa procedura.

Avvio procedura di esportazione documenti XML

La procedura di generazione e invio file XML viene eseguita tramite la voce "INVIO FILE XML" del menu "PROCEDURE" di Fruttong. Al primo avvio, se necessario, viene richiesta l'installazione e l'attivazione della procedura BancoLite.

Una volta avviato, come prima cosa BancoLite richiede di verificare le date di entrata in vigore delle procedure PA e B2B.

Viene quindi richiesta conferma se procedere o meno con la lettura dei dati da Fruttong.

Si suggerisce, al primo avvio di rispondere NO alla domanda precedente, in modo da poter adeguatamente configurare la procedura come descritto al paragrafo successivo.

Terminata la configurazione, si potrà uscire dalla applicazione BancoLite e riavviare nuovamente la procedura di generazione dei file XML, procedendo secondo quanto descritto in questo paragrafo.

Una volta completata la verifica delle configurazioni e riavviata ancora la procedura da Fruttong, si potrà procedere come descritto di seguito.

Viene ora chiesto di verificare ed eventualmente impostare alcuni dei parametri della azienda emettitrice dei documenti.

Viene quindi avviata la procedura di recupero dei documenti.

Al termine della elaborazione, viene presentato l'esito della verifica preliminare.

Confermando la form viene presentato un elenco dei documenti da elaborare. Confermata la lista viene finalmente avviata l'importazione dei documenti.

Configurazione parametri specifici in BancoLite

Prima di procedere con l'importazione dei documenti, si suggerisce di verificare con cura la configurazione di BancoLite, come indicato nel presente paragrafo.

Nella form di configurazione dei parametri di invio XML di BancoLite, già vista in precedenza, esistono alcuni flag specifici della integrazione con Fruttong.

Come noto, in Fruttong non esiste la gestione dei sezionali, a differenza di BancoLite. I parametri indicati consentono di specificare se utilizzare come sezionale il codice della azienda o, in alternativa, fissare un valore fisso.

Nella form di configurazione di sistema di BancoLite è inoltre possibile impostare i parametri relativi alla gestione multi aziendale.

Nel caso in cui Fruttong sia configurato in modalità multi-aziendale, dovrà essere impostato anche il relativo flag all'interno di BancoLite, in testa alla form.

Relativamente agli altri flag mostrati in figura:

• Cambio azienda: impostare sempre per consentire di effettuare il cambio della azienda tramite doppio click nella parte bassa della form principale.
• Separazione archivio documenti. Anche questo flag verrà sempre impostato.
• Estrazione multi-azienda in form di ricerca documenti. Consente di effettuare ricerche anche su aziende diverse da quella corrente quando ci si trova nell'archivio dei documenti.
• Separazione archivio clienti. Si può decidere di impostare o meno questo flag sulla base della gestione dei clienti presente su Fruttong. Se i clienti vengono generati in parallelo sulle diverse aziende, potrebbe essere utile riunirli logicamente NON impostando il flag in oggetto. Nel caso in cui invece gli archivi dei clienti siano già distinti per azienda in Fruttong, questo flag andrà necessariamente impostato.
• Estrazione multi-azienda nell'archivio clienti segue la stessa logica del flag descritto sopra per i documenti.

In mancanza di diverse indicazioni, la configurazione mostrata in figura potrà essere considerata l'impostazione standard da attivare.

Configurazione del Directory Analyzer (TeamSystem spa) 

Eseguire ultimo setup della applicazione, reso disponibile tramite link https://agyo.elevio.help/it/articles/171-agyofatturazione-e-il-directory-analyzer.

Appena avviata la configurazione, appare la form di configurazione dei servizi.

Impostare i servizi come indicato nella figura precedente e quindi procedere cliccando su "Avanti".

Confermare la selezione proposta e procedere.

Nella form che appare impostare:

1. Nella sezione vanno impostati i due flag indicati in figura, per poter effettuare sia l'invio delle fatture, sia lo scarico della componente attiva, che include gli esiti delle elaborazioni provenienti dallo SdI.
2. Impostare le credenziali tecniche e il secret code ricevuto da TeamSystem.
3. Impostare la partita IVA della azienda emittente, per la quale si sta completando l'attivazione.

Cliccando su "Avanti" la procedura prova a connettersi al servizio Agyo per scaricare la configurazione attuale degli uffici.

Nella lista che appare saranno presenti più uffici.

• Il primo, identificato dalla sola partita iva dovrebbe essere sempre presente, ma va ignorato se, come nello scenario che stiamo descrivendo, non facciamo conto di attivare il download dei documenti da Agyo ma unicamente l'upload.
• Normalmente sarà presente anche un secondo ufficio, identificato dalla partita iva seguita da "-000" e dalla descrizione "Ufficio principale", che andrà selezionato.
• Nel caso in cui fossero presenti più uffici, o uffici con descrizione diversa da "Ufficio principale", significa che probabilmente il Cliente ha operato sulla configurazione degli uffici dalla interfaccia di Agyo. In questo caso andrà selezionato l'ufficio che appare più adatto a veicolare l'invio dei documenti. In caso di dubbi, chiarire direttamente con il cliente il significato degli uffici creati.
• Nel caso in cui invece non sia presente alcun ufficio in questa form, andrà creato manualmente un ufficio sulla interfaccia di Agyo (si suggerisce di utilizzare una dicitura leggermente diversa dallo standard, anche solo per il case, come ad esempio "Ufficio principale", in modo da poter distinguere questo ufficio da quello creato in automatico dal sistema). Appena creato il nuovo ufficio su Agyo, cliccando su "Indietro" e poi "Avanti" ci si dovrebbe riportare nella configurazione descritta nei casi precedenti.

Una volta selezionato l'ufficio, procedere cliccando sempre su "Avanti".

Si suggerisce di NON procedere con la configurazione dei riferimenti di email ai quali inviare le segnalazioni di errore in fase di elaborazione dei documenti XML da inviare, e di affidarsi se possibile ai meccanismi di controllo già presenti all'interno di Xlite.

Compilare i parametri richiesti per attivare la segnalazione (che altrimenti rischierebbe di passare inosservata a fronte della presenza di errori nei file XML da inviare).

Procedere quindi cliccando sul pulsante "Avanti".

Nella pagina di riepilogo vengono riassunti i parametri di configurazione impostati. Porre particolare attenzione al percorso evidenziato in figura, che dovrà essere riportato nella configurazione dell'invio file XML di XLite.

Il percorso completo da impostare tra i parametri della applicazione avrà la forma seguente:

<cartella Agyo (upload)> \ <ufficio configurato> \SDI\xml\

Nel caso in esempio:

C:\TS_SYNCRO\AGYO-UPLOAD\00131000143-000\SDI\xml

La form di configurazione di BancoLite andrà quindi impostata come illustrato nell'esempio:

Note tecniche relative alla gestione della procedura

Nell'utilizzo della procedure del directory analyzer possono nascere delle problematiche che è opportuno conoscere.