La procedura di fatturazione elettronica B2B / B2C come da normativa entrerà in vigore a partire dal 1-1-2019 . A partire da quella data tutte le fatture emesse, con pochissime eccezioni, dovranno essere generate in formato elettronico XML.
La data del 31-12-2018 rappresenta quindi un momento molto importante di cambiamento. Al di là del formato del file, con la gestione delle fatture elettroniche entrano in giorno parecchi ulteriori vincoli e controlli che non avevano luogo con il precedente meccanismo di emissione tradizionale.
In particolare sulle anagrafiche, a partire dal 1-1-2019 saranno attivati dei nuovi controlli, che impediranno la generazione delle fatture in assenza dei parametri corretti.
Le procedure XLite comprendono una serie di strumenti che aiutano a gestire in modo agevole e sicuro questo momento di passaggio, che devono essere bene conosciuti, e verranno descritti in questa sezione, e che possono essere schematizzati nei seguenti passi operativiç
- Controllo e sistemazione preliminari delle anagrafiche clienti. Queste procedure possono venire applicate già nel corso del 2018, e consentiranno di rendere molto più agevole il passaggio a cavallo dell'anno 2018 / 2019
- Procedure di attivazione massiva delle anagrafiche clienti. Al cambio dell'anno tutte le anagrafiche dovranno venire abilitate alla fatturazione; delle procedure apposite consentiranno di effettuare questa operazione sull'intero archivio.
- Attivazione del connettore di invio dei dati al servizio Agyo. Il sistema di invio, per ragioni di sicurezza, viene sempre installato in modalità non attiva. Per poter effettuare l'invio sarà necessario attivare questo flag.
Nel resto della sezione verranno approfonditi questi tre step.
Sistemazione preventiva anagrafiche
In fase di salvataggio delle anagrafiche clienti entrano in gioco numerosi controlli che aiutano nel salvataggio dei dati corretti. A partire dal 1-1-2019 questi controlli verranno automaticamente elevati per poter soddisfare i requisiti della FE. Nel corso del 2018 i controlli rimarranno invece leggermente più blandi.
Per evitare il rischio di trovarsi improvvisamente, al passaggio di anno, con un archivio di anagrafiche non più valide, è stata sviluppata una procedura che consente di verificare preventivamente, già nel corso del 2018, le anagrafiche per identificare quelle che potenzialmente non sarebbero più valide dall'inizio dell'anno. Si suggerisce quindi di eseguire appena possibile questa procedura di controllo, per avere il tempo di sistemare le anagrafiche che richiedono delle integrazioni.
La procedura può essere lanciata dal seguente menu di BancoLite:
O, in alternativa, per AziendaLite e StudioLite:
La procedura chiede se visualizzare i soli errori o anche le semplici anomalie non bloccanti.
Rispondendo "SI" vengono mostrate le anagrafiche che richiedono di essere sistemate.
Si può quindi procedere con le correzioni per assicurarsi che l'intero archivio delle anagrafiche risulti coerente con quanto verrà richiesto dalla nuova procedura di fatturazione.
Alcune considerazioni vanno fatte per alcune categorie particolari di anagrafiche. Anzitutto, alcune di queste potrebbero essere state registrate per altri scopi, ad esempio per la gestione di documenti alternativi alla fattura, per i quali quindi non esistono i medesimi vincoli.
Per questo tipo di anagrafiche potrà essere impostato il flag indicato con (1) nella seguente immagine, in modo che per queste vengano esclusi i normali controlli.
Un'altra categoria sulla quale è necessario fare delle valutazioni è quella delle anagrafiche straniere (o assimilabili, come ad esempio i residenti in zone extra-doganali). Esiste infatti la facoltà (e non l'obbligo) di includere anche questa categoria tra le anagrafiche per le quali generare le fatture elettroniche. I tipi di controlli che verranno applicati a queste anagrafiche, per le quali sarà stato impostato il flag (2) nelle immagine precedente, dipendono dal valore attribuito al flag evidenziato nella seguente form di personalizzazione.
Sistemazione anagrafiche a fine anno
Le anagrafiche dei clienti possono essere attivate per la fatturazione elettronica, impostando il flag evidenziato nella immagine seguente.
Si ricorda anzitutto che impostando questo flag come evidenziato in figura già nel 2018, si attiva il cliente immediatamente alla fatturazione (cosa lecita, anche se l'obbligo scatta solo dal 2019).
E' quindi necessario operare una impostazione massiva dei flag per tutte le anagrafiche esattamente a cavallo tra il 2018 e il 2019. Per semplificare le operazioni è stata sviluppata una apposita procedura, richiamabile come illustrato nella seguente immagine, valida per BancoLite.
O, per AziendaLite e StudioLite.
Una volta eseguita la procedura viene mostrato il seguente messaggio di controllo.
procedura e annullamento
sezionali////
se me ne dimentico, prima di emettere fatture nel 2019 me lo segnala, se l'anagrfica "sembra" B2B
per caso di sezionali multipli faremo rilascio apposito
Attivazione invio su DA
Nella configurazione standard si distinguono due casi:
- Senza servizio
- Se sottoscritto agto esiste servizio che si occupa dell'invio
Nel primo caso le fatture vengono posizionate sul desktop
nel secondo caso c'e' servizio che fa tutto
citare controlli della procedurta
in caso di problemi riavviare PC