Le nuove funzionalità sono disponibili a partire dalla versione 3.2.2.1 dei rilasci.
La presenza del modulo GDPR viene richiesta esclusivamente in presenza di anagrafiche clienti o fornitori. L'installazione della nuova versione delle applicazioni non ha quindi alcun effetto in presenza di applicazioni attivate come BancoLite Base / Standard.
Preliminarmente all'avvio della applicazione viene effettuato in modo semi-automatico l'installazione del nuovo engine 3.x Firebird, o l'aggiornamento dal precedente server o dalla versione embedded. La procedura di migrazione a FB 3.x è molto intuitiva e completamente guidata. Fare riferimento alla documentazione specifica della procedura per dettagli.
Installazione e attivazione modulo di adeguamento GDPR
Appena installato l'aggiornamento e completata la migrazione dell'engine a FB 3.x, al primo avvio appare la form seguente:
Cliccando sul pulsante di uscita (1) la form viene chiusa, consentendo l'accesso alla procedura esattamente come avveniva in precedenza. La medesima form ma verrà però riproposta al prossimo avvio della applicazione.
Cliccando sul flag (3) è possibile richiedere che la form non viene più riproposta, disattivando di fatto le procedure di adeguamento GDPR. Si suggerisce di non impostare mai questa opzione, procedendo con l'attivazione del modulo, secondo la procedura standard descritta in questo documento. Nel caso in cui si decida temporaneamente di disattivare la richiesta di adeguamento, si potrà completare la configurazione in un secondo tempo riattivando il relativo flag nella form di configurazione sistemistica.
Cliccando sul pulsante (2) si procede nella configurazione accedendo alla prima pagina di verifica dei prerequisiti.
Cliccando sul pulsante (1) possono essere registrati i moduli di licenza necessari per procedere con l'attivazione. Una volta registrate le licenze, il pulsante "Avanti" si abiliterà consentendo di procedere con l'attivazione delle funzionalità.
Da notare come la spunta indicata al punto (2) risulti non attiva e non selezionabile. La procedura, relativa all'attivazione del servizio SLOM si attiverà automaticamente appena verrà rilasciato lo step 2 di attivazione dei servizi.
Una volta registrate le licenze, il Wizard procede nella pagina successiva.
Tramite questa form può essere completata la parte principale della configurazione, che include:
1) Definizione e impostazione Amministratore GDPR (Responsabile).
2) Definizione anagrafiche degli operatori abilitati all'accesso della procedura.
3) Attivazione procedura di recupero password (impostata di default).
Il primo passo è quello relativo alla definizione dell'amministratore. Cliccando sul pulsante indicato al numero (1) viene chiesto di identificare tra gli operatori già presenti quello che svolgerà il ruolo di Responsabile. Se necessario, si potrà creare una nuova anagrafica, operando ad esempio come mostrato nella seguente immagine.
Appena confermata la creazione del nuovo utente apparirà la seguente form che chiede di specificare altri ulteriori parametri, che consentano di identificare in modo chiaro e univoco la persona fisica che utilizzerà l'account:
Trattandosi della configurazione dell'amministratore, viene chiesto anzitutto si impostare il flag mostrato nella parte alta della form.
ATTENZIONE: L'impostazione del flag implica una importante presa di responsabilità da parte del Responsabile. E' quindi importante che il click venga effettuato dalla persona fisica, che deve essere materialmente presente, e non da un tecnico da lui incaricato.
Peraltro lo stesso Responsabile dovrà impostare la propria password al passo immediatamente successivo, e quindi la sua presenza fisica risulta a maggior ragione richiesta.
Oltre al flag con l'assunzione di responsabilità, andranno impostati i dati anagrafici. Tra questi è stato inserito anche l'indirizzo di email; si consiglia caldamente completare anche questa informazione, per quanto non strettamente necessaria, per ragioni che verranno dettagliate di seguito.
Infine, il Responsabile dovrà personalmente impostare la propria password. Questa richiesta, a differenza di quello che avverrà per gli altri operatori, deve essere necessariamente completata immediatamente per poter procedere con la configurazione.
La procedura aiuta, con messaggi visualizzati nella parte bassa della form, nella composizione di una password cosiddetta "forte", cioè composta da:
- Minimo 8 caratteri.
- Almeno un carattere maiuscolo.
- Almeno un carattere minuscolo.
- Almeno una cifra.
- Almeno un carattere speciale: [!@#%?ç$^&*)(+=._-]
- Password diversa da quella precedente.
Una volta confermata la password, apparirà un messaggio che suggerisce di impostare i parametri del server SMTP per attivare l'invio delle mail interne.
Questa configurazione è infatti necessaria per attivare, come indicato, la procedura di recupero password. La procedura di recupero consente l'invio all'indirizzo di email dell'operatore di una password di sblocco nel caso in cui questo abbia dimenticato la propria password. Questo rischio cresce infatti anche a causa del necessario utilizzo di password complesse.
Tornando nella schermata principale del Wizard, si potrà ora procedere con la configurazione degli altri operatori abilitati all'accesso alla procedura, come indicato nella sezione (2) della immagine.
Anche in questo caso sarà necessario identificare per ogni operatore una persona fisica, impostando i dati anagrafici e l'indirizzo di email. Per quanto riguarda la password, a differenza di quanto visto per il Responsabile, l'impostazione della stessa potrà essere rimandata al primo accesso dell'utente, impostando come mostrato in figura il relativo flag:
Una volta impostati gli utenti, e lasciato inalterato il flag (3) di attivazione della procedura di recupero password, si potrà procedere con l'attivazione cliccando nuovamente sul pulsante "Avanti"
La procedura di adeguamento risulta a questo punto attiva. Cliccando su "Fine" la procedura verrà automaticamente riavviata.
Al termine del riavvio, prima dell'accesso, verrà mostrata la richiesta di login.
Il pulsante di conferma si attiva automaticamente appena digitati correttamente account e password.
Completato il login, si accederà all'applicazione come avveniva in precedenza.